( 22 masrawy ) ( مصراوى 22 )
يارب احشر أحبّــتي تحت عرشك سجّــداً ، ثمّ اسقهم بيد الحبيب محمّــداً ، ماءًا هنيئاً سلسبيلاً طيّــب ]

سكرتاريه عربيه ترم اول مصراوى22

اذهب الى الأسفل

سكرتاريه عربيه ترم اول مصراوى22 Empty سكرتاريه عربيه ترم اول مصراوى22

مُساهمة من طرف مصراوى22 في الإثنين يونيو 20, 2011 4:08 pm

تعريف السكرتارية : " هي " الوحدة التنظيمية التابعة لمديري و رؤساء العمل و يستند إليها إدارة و تنفيذ العمل و التنسيق بينها .

 أهم أعمال السكرتارية " هي " :
 القيام بالأعمال المكتبية .  تنظيم حركة المعاملات الواردة و الصادرة .
 إعداد المذكرات و التقارير .  أعمال الاتصال .  حفظ المستندات .

 السكرتير " هــــو " : الشخص الذي يعاون الرئيس أو المدير و يكون موضع ثقة في إنجاز الإعمال الهامة و السرية .

 من أهم الصفات الشخصية للسكرتير " هي " :
 كتم الأسرار .  الذكاء .  القدرة اللغوية .  المظهر المناسب .
 تحمل المسئولية .  النشاط و الحركة .  الشجاعة و الإقدام .  الثبات الانفعالي .

 المعلومات اللازمة لأداء السكرتير " هي " :
1) المعلومات الأساسية عن المنشأة . 2) دقـــــائـــــق الــعمـــــل .
3) اللوائح و القوانين . 4) البيانات و الإحصائيات .
5) إعداد و تجهيز الاجتماعات . 6) إدارة و تنظيم المكاتب .
7) القانون التجاري . Cool مهارات اللغات الأجنبية .

 المهارات الفنية اللازمة لأداء عمل السكرتير " هي " :
( أ ) مع نفســـه { ذاتــــه } :
1) كتم السر . 2) تنمية الذات .
3) تقبل النقد . 4) ابعد عما يثير الشك .
5) المحافظة علي آلات و معدات العمل . 6) البعد عن السلوك غير المستحب
( ب ) برئـــيــــــه :
1) احترام الرئيس . 2) احترام مواعيد العمل . 3) عدم إساءة استخدام السلطة .
4) حل بعض مشكلات العمل . 5) تنفيذ الإعمال بالشكل المناسب .
6) الابتعاد عن ما يثير الشك. 7) المحافظة علي الآلات و المعدات المكتب .

( جـ ) مـــع زمــلائـــه :
1) حسن المعاملة . 2) عدم التدخل في اختصاصاتهم . 3) عدم التكبر أو التعالي.
4) تجنب السلبية . 5) التعاون .

( د ) مع الزائرين و العمـلاء :
1) اللباقة و التأديب . 2) مساعدتهم و العمل علي تحقيق مطالبتهم .
3) حسن الاســـتقبال . 4) التأكد من جدوى زيارتهم .






1- سكرتارية خــــاصــــة : و هي تعاون رئيس العمل أو المدير في إنجاز أعمالة الـهـامــة .
2- سكرتارية عـامـة : وهي تعاون الإدارة و الأقسام المختلفة علي سير أعمالها و تقوم بكافة أعمال
3- سكرتارية متخـصـصـة : وهي تتولي مسئولية تقديم الاستشارات الفنية في المجالات المختلفة.
أولاً : مسئوليات و أعمال السكرتير الـخـاص :
1) استقبال الزوار . 2) تنظيم وقت المدير .
3) إبلاغ أوامر الرئيس للإدارة . 4) تنظيم الحفلات .
5) القيام بالإعمال المكتبية .
6) الإطلاع علي الصحف و تلخيصها للرئيس .
7) فتح الخطابات التي ترد للرئيس ماعدا الشخصية و السرية .
 الصفات الشخصية للسكرتير الـخـاص :
1) الذكاء و قوة الذاكرة . 2) المهر المناسب . 3) الأمانة و كتم الإسرار .
4) حسن التصرف . 5) تحمل المسئولية . 6) الإخلاص .
 المهارات الفنية للسكرتير الخاص :
 تصنيف الزوار و تنظيم مقابلاتهم .
 إعداد المراسلات و معالجة البريد الوارد و الصادر .
 المهارات لغوية و الإلمام باللغات الأجنبية .  تنظيم الاجتماعات .
ثانياً : أقسام السكرتارية العامــة:
 قسم الاســتعـلامـات :
1) استقبال المترددين . 2) تسجيل بيانات المترددين .
3) توجيه المترددين للإدارات التي يرغبون التوجه إليها .
4) استلام المراسلات و المكالمات و البرقيات .

 قسم الاتصال التليفوني :
1) يقوم بنقل و تركيب التليفون . 2) استقبال الإشارات التليفونية .
3) الاحتفاظ بأرقام تليفونات الإدارات . 4) تقوم بالصيانة المستمرة لأجهزة التليفون .
 قسم المحفوظات :
1) استلام البريد الوارد . 2) توزيع البريد الوارد علي الإدارات المختصة .
3) قيد البريد الصادر . 4) الإشراف علي إدارة الأرشيف .
5) تسجيل دخول و خروج الملفات .
 قسم شئون المبني :
1) توزيع العمل علي السعاه و العمال . 2) مراقبة نظام المبني .
3) صيانة و إصلاح المبني . 4) الأشراف علي تشغيل المصاعد .
5) توفير أدوات نظافة المبني .
 قسم الطباعة و النسـخ :
1) القيام بالطباعة و الاحتفاظ بالأصول . 2) القيام بأعمال صيانة الحاسب الآلي .
3) كتابة ما يرد إليها ثم تسليمها للإدارات الواردة منها .
 قسم شـئون علاقات العمل :
و تقوم بالإشـراف علي :- { النشاط الـثـقــافـــي و الاجتمــاعــي و الريــاضـــي }
 قسم الشئون الماليـــة :
1) القيام بأعمال السلفه المستديمة . 2) الصرف علي المشتريات ، و الإصلاحات ، ومصايف النقل.
3) فتح و إمساك السجلات المخزنيه. 4) مراجعة استمارات بدل ســــفر العاملين .
ثالثاً : السكرتارية المتخصصــة { الفنية }: و تنقسم إلي :-
1- السكرتير القانوني :
 إبداء الرأي في اللوائح و القوانين .  فحص جميع الموضوعات القانونية الواردة .
 مراجعة جميع العقود التي تعقدها المنشأة .
 فحص القضايا المرفوعة من وضد الجهة التي يعمل بها .
 بحث الشكاوى التي تصل من الأفــراد .

2- السكرتير الصحفـي :
 متابعة الصحف و المحلات المحلية و الأجنبية .
جمع الأخبار التي تحتوي علي نقد ضد أو لصالح رئيسه .
 أعداد ملخص للأخبار التي تهم رئيسه .
 تنظيم المؤتمرات الصحفية .  أعداد تقرير عن المؤتمرات الصحفية .

3- السكرتير الأخصائي :
 جمع البيانات الإحصائية من مصادرها الأصلية .
الاستعانة بالمنظمات الخاصة بجمع المعلومات في الحصول علي بيانات إحصائية .
 عرض البيانات الإحصائية علي الرئيس في أشكال بيانية .
 حفظ البيانات بأسلوب علمي بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة .
4- سكرتير شئون المجالس الشعبية :
 مكانة : مكاتب الوزراء و رؤساء مجالس الإدارة و هو مسئول عن الاتصال السياسي و الشعبي .
 أهم أعمالة :  استلام جداول جلسات المجالس و عرضها علي الرئيس .
 تلقي توجيهات الرئيس في إعداد المذكرات .
 استقبال أعضاء المجالس .
 استلام الشكاوى و التظلمات الواردة من المجالس .

5- سكرتير الطباعة و النسخ :
 كتابة البحوث و التقارير . كتابة الخطابات المرسلة .
 حفظ هذه المكاتبات .
 مكانة : المستشفيات ( الخاصــة و العامــة ) ، العيادات الكبرى .
 أهم أعمالة :  إجراء الرتيبات اللازمة بالمستشفي لدخول المرض .
 تحصيل قيمة الكشف و إيداعه بالبنك .  الاحتفاظ بسجلات الأطباء ، المرضي .
 كتابة الرسائل و التقارير التي يعدها الطبيب .  معالجة البريد الوارد و الصادر .
 تزويد المستشفيات و العيادات بالمستلزمات الطبية .
6- السكرتير التعليمي :
 مكانة : الكليات الجامعية و المعاهد و المدارس .
 أهم أعمالة :
 عرض البريد الوارد علي الرئيس و أعضاء التدريس .  استقبال الأفراد و توجيههم .
 الأعمال الكتابية و إعداد التقارير و المذكرات .  إعداد الخطابات الصادرة و تسجيلها.
 حف الأوراق و المستندات و ترتيبها لسهولة الوصول إليها .
7- السكرتارية الفندقية :
 تنظيم المقابلات و الاتصال بالنزلاء و شركات السياحة و الجهات الحكومية .
 استقبال النزلاء و القيام بالحجز و التسكين.  الرد علي استفسارات العملاء .
 محاسبة العملاء عن مدة الإقامة.
 المعاونة في المتابعات الداخلية و الخارجية للفندق .
 الاتصال في مجال السكرتارية :
 تعريف الاتصال : هو تبادل و نقل معلومات من شخص إلي أخر باستخدام وسيلة اتصال . .
 أهمية الاتصال:
 أولاً : أهمية الاتصال بالنسبة للعاملين :
1- توفير المعلومات و البيانات . 2- معرفة ما يحدث بالمنشأة .
3- توصيل أفكار و أوامر القادة للعاملين .
 ثانيــاً : أهمية الاتصال بالنسبة للقائــــد :
1- تزويده بالمعلومات الصحيحة . 2- تعريفة بحقيقة ما يجري بالمنشأة .
3- تمكينه من التأثير علي العاملين . 4- التنسيق بين القادة .
 ثالـثــاً : أهمية الاتصـال بالنسبة للجمهـور :
1- تعريف الجمهور بالجهد المبذول في الشركة . 2- معرفة أي الجمهور في الإنتاج و الخدمات .
 وظائف الاتصال: 1- استقبال و نقل الرسائل و الاحتفاظ بالمعلومات .
2- استخدام المعلومات في اتخاذ القرارات . 3- التأثير في الأشخاص .
4- أداه من أدوات الثقافة و التعليم و التعلم .
 أهمية الاتصال في عمل المكتب :
بالاتصال تستمر حياة المنشأة للحصول علي المعلومات في الوقت المناسب و بالدقة المطلوبة.
 أهـداف الاتصالات الــحـديثــة :
 أولاً: علي المستوي الداخلي : 1- إنجاز الأعمال . 2- تقوية العلاقة بين العاملين .
3- وجو تفاهم بين العاملين و الإدارة .
 ثانياً: علي المستوي الخارجي : 1- دعاية و إعلان .
2- الاتصال بالعملاء و المردين . 3- المساهمة في اتخاذ القرارات .

عناصر الاتصال { أربعــة }

1) مــــرســــــل
يبـدأ الاتصــال 2) الـــرســـالــــة
مــضمــون الأمــــر 3) قناة الاتصال
( طريقة الاتصال )
شفوية / مرئية / حديث / اجتماع 4) المستقبل
الذي يصل إليه الأمر
 أنـواع الاتصالات ( رسمية و غير رسمية :
 أولاً: الاتصالات الرسمية : 1- اتصالات هابطة: من أعلي لأسفل ( عليا – وسطي – دنيا ) . 2- اتصالات صاعدة: من أسفل لأعلي ( معلومات لعمل المشاكل ) .
3- اتصالات أفقية : بين الأقسام و الإدارات في المستوي الواحد .
 ثانياً: الاتصالات غير رسمية : " مثل " احتفالات قومية و دينية
أساليب الاتصال

 مباشرة
اجتماعات / لجان / مقابلات / محاضرات  غير مباشرة
المراسلات / التليفون / البرقيات / الإنترنت
وسائل الاتصال

 مكتوبة
الرسائل / التقارير / المذكرات / البرقيات
القرارات / النشرات  شفهية
تليفون / مقابلات / اجتماعات
محاضرات / ندوات
 أهمية الرسائل في أنجاز الأعمال { مزاياها }:
1- وسيلة أثبات . 2- مرجع للمستقبل . 3- تعزز المكالمة التليفونية.
4- أرخص أنواع الإعلان. 5- مستند للقيد في المحاسبة. 6- توفير الوقت و الجهد.
 الشروط الموضوعية للرسالة : { الإيجاز – البساطة – قوة التعبير – الموضوعية }
 صفات الرسالة الجيدة : { الاختصار – الوضوح – السهولة – الذوق و اللياقة }
 أنواع المراســــلات : { خــاصـــة – حـكــومــيــة – تـجــاريــة }
 الرسائل الخاصــة : هي المتبادلة بين الأهل و الأقارب و الأصحاب في المناسبات المختلفة
 الرسائل الحكومية : تستعمل بين الإدارات الحكومية أو بين الأفراد و الإدارة الحكومية .
 الرسائل التجارية : يتبادلها التجار بعضهم ببعض و هي خاصة بالعمليات التجارية .
تنقسم الرسائل التجارية إلي: 1- رسائل تجارية عادية . 2-مذكرات. 3-بطاقة البريد .
 ملحوظة :
ترسل المذكرة و البطاقة البريدية في حالة إرسال بيانات غير رسمية و اختصاراً للوقت و التكاليف .
 التقارير: هي عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين و استخلاص النتائج ثم وضع الاقتراحات و التوصيات
 المذكرة: تقرير صغير الحجم يتضمن مشكلة بأسلوب متسلسل من موظف أقل إلي الرئيس .
 الرسائل الداخلية : هي التي تتم بين الإدارات داخل المنشأة الواحدة
 البرقيات : هي رسالة مختصرة و مستعجلة .
 شروط البرقية : 1- الوضوح . 2- الدقـة . 3- الاختصار .
أنواع البرقيات


 داخــــلــــيــــة
عادية / مستعجلة / تهنئة / خالصة الرد  خـارجـــيــــة
عادية / مستعجلة / خالصة الرد / لاسلكية مع السفر
 رسائل التعزيز : هي رسالة عادية ترسل بعد البرقية أو المكالمة التليفونية .
 الغرض منها : 1- زيادة إيضاح البرقية . 2- التأكد من عدم وقوع أي خطأ .
3- أثبـات نـص البرقيـة .
 القرارات : هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصده شخص له صلاحيات و سلطات و يتضمن البسملة و جهته و رقمه و تاريخ القرار و الحيثيات النظامية التي أستند إليها القرار في جزء مستقل .
 النشرات الدورية : قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعاملين
بها مثل نشرة بعلاوات أو ترقيات .


 شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية :
1- الدفع عند الطلب : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
2- الدفع عند الاستلام : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها .
3- الدفع فواً : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة خلال ثلاثة أيام من تاريخ الاستلام .
4- الدفع نقداً : يقوم المشتري بالسداد خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام .
5- الدفع بالأجل : يقوم المشتري بالسداد بعد مدة معينة متفق عليها { تاريخ الاستحقاق } .
 شروط التسليم المتبعة في التجارة الداخلية :
1- تسليم محل البائع : يظهر بالفاتورة م . لف و حزم و المشال و الإكراميات و
مصاريف نقل بالعربات و م . نقل السكة الحديدية .
2- تسليم محل البائع : و يظهر بالفاتورة م. لف و حزم و أجرة السكة الحديد .
3- تسليم محطة المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
4- تسليم محل المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
 لاحـــــــظ : في جميع الحالات تظهر م . لـــف و حــــزم فـــقــــط .
 الخصــم : هو نسبة مئوية يمنحها البائع للمشتري بمثابة تخفيض من قيمة البضاعة .

 أنواع الخصــم :
أ) خصم نقدي { خصم تحميل الدفع } :
 يمنح للمشترى إذا تم السداد قبل الموعد المتفق عليه لا تظهر بالفاتورة .
ب ) خصم تجاري :
 يخصم من ثمن البضاعة المثبت بالفاتورة و يظهر مطروحا من القيمة الكلية للبضاعة .
 التسعيرة : هي جدول أو نشرة تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع
الضرورية و هي أسعار ملزمة للتجار حرصاً علي مصلحة الشعب .
 قائمة الأسعار { كتالوج } :
هي قوائم أو نشرات يصدها كبار التجار و المنجين فتضمن أصناف البضائع التي يبيعونها أو ينتجونها و السعر المحدد لكل منها ( كتالوج ) بغرض الدعاية لبضائعهم .
أنواع الرسائل التجارية


1) رسائل تجارية عادية: تتداول بين التجار بغرض الاستفسار أو تسعير أو طلب بضاعة و كذلك شكوى أو اعتزا عن شيء 2) المذكرة . 3) بطاقة البريد .
 مستندات الشراء و البيع :
1- رسالة استفسار : يرسلها المشترى للبائع يستفسر عن أسعار السلع التي يرغب في شرائها و
كذلك شروط الدفع و التسليم .
2- رسالة تسعير : يرسلها البائع إلي المشتري رداً علي رسالة الاستفسار بخبرة بالكميات و الأصناف
و الأسعار للبضاعة التي يرغب في شرائها و كذلك شروط الدفع و التسليم .
3- رسالة طلب بضاعة : يرسلها المشتري للبائع ردا علي رسالة التسعير يطلب فيها إرسال البضاعة
التي يحتاجها بالأسعار و الشروط الواردة برسالة التسعير .
4- الفاتورة : هي مستند يرسله البائع إلي المشتري يبين فيها بالتفصيل أصناف البضاعة المباعة و كمياتها و أسعارها و ثمنها الكلي و كذلك المصاريف التي صرفها البائع علي البضاعة نيابة عن المشتري .
نلاحظ : 1- عبارة { ماعدا السهو و الخطـأ } مطبوعة بالفاتورة تعطي الحق للبائع بتصحيح الخطأ الذي
يظهر في الفاتورة نتيجة السهو .
2- يلصق بالفاتورة دمغة نوعية ثابتة إذا سددت الفاتورة كلها أو جزء منها ( نقدا أو بشيك ).
5- إشعار التسوية ( مدين ، دائن ) : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري بمبلغ أقل أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
6- كشف الحساب :
أ) أشعارات التسوية : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري " بمبلغ أقل " أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
أ) الإشعار الدائن ( خصم ) : يرسله البائع إلي المشتري تصحيح الخطأ أو سهو في الفاتورة الأصلية تسبب عنه مطالبته " بمبلغ أكبر " مما يجب علي المشتري الوفاء بــه.
مصراوى22
مصراوى22
Admin

عدد المساهمات : 3409
نقاط : 8841
السٌّمعَة : 2
تاريخ التسجيل : 04/06/2011
العمر : 50

http://learnegy25.forumegypt.net

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

سكرتاريه عربيه ترم اول مصراوى22 Empty رد: سكرتاريه عربيه ترم اول مصراوى22

مُساهمة من طرف مصراوى22 في الإثنين يونيو 20, 2011 4:09 pm

س1 ) أختر الإجابة الصحيحة من بين الأقواس ؟
أ – الخصم التجاري يحسب علي سعر البضاعة ( قبل – بعد ) إضافة المصاريف .
ب- ( مصاريف اللف و الحزم – مصاريف الشحن ) تظهر في جميع أنواع الفواتير .
جـ - قيدنا لحسابكم – قيدنا علي حسابكم ) تظهر في الأشعار المدين .
د – ( رسالة الطلب – رسالة التسعير ) تكون رداً علي رسالة الاســــتفسـار و يقــوم بإرســـالـهـا ( البائع – المشتري ) .
 س2 ) أكمل العبارات الآتيـــــــة ؟
أ – أنواع السكرتارية هي .............. ، ......................... ، ........................... .
ب- الخصم النقدي يظهر في .................. و لا تظهر في ....................... .
جـ - تبدأ العملية التجارية عادة برسالة .................. يرسلها المشتري إلي ........... يسأل فيها
عن ........................ .
د – السكرتير ................. هو الذي يعاون الرئيس أو ............. و يكون موضع ............. .
هـ - القدرة علي كتم الأسرار الخاصة بالعمل من الصفات ................ للسكرتير بينما مهارات حل المشاكل من .................. الفنية اللازمة لأدائه .
و – من المهارات الفنية للسكرتير الخاص مهارات تصحيح ........... التي يحتاجها الرئيس و يتطلبها العمل بالمكتب .
الإجــــــابــــــــــــة
أ – عـــامـــــة - خـــاصـــة - متخصصــــة ( فنية ) .
ب- الدفاتر - الفاتــورة .
جـ - إستفســار - البائع – أسعار – الدفــع - التسليم .
د – الخاص - المساعد الأيمن للرئيس – ثقتــه .
هـ - الشخصية – المهارات .
و – اللــغـــــة .
 س3 ) ضع علامة (  ) أو (  ) مع تصحيح الخطأ .
1- من الصفات الشخصية للسكرتير مهارات التخطيط (  )
2- إظهرت جميع المصروفات بالفاتورة يكون التسليم محل المشتري (  )
3- من السلوكيات الحميدة للسكرتير أداء العمل بإخلاص ودون رقيب (  )
4- الأشراف علي تشغيل المصاعد و مراقبة أعمالها في المنشأة من أعمال قسم شئون المبني (  )
5- الأشراف علي النشاط الاجتماعي بالمنشأة من أعمال قسم الشئون المالية (  )
6- تنظيم دخول المترددين علي المنشأة و التحقق من شخصياتهم من اختصاص قسم المحفوظات (  )
7- خصم تعجيل الدفع يظهر بالفاتورة (  )
8- التقارير من الاتصالات الشفهية (  )
9- من وظائف الاتصال إستقبال و نقل الرسائل و الاحتفاظ بالمعلومات (  )
الإجــــــابــــــــــــة
1-  لأن التخطيط من مسئولية المدير . 6-  قسم الاستعلامات .
2-  يكون التسليم محل البائع . 7-  الخصم التجاري .
5-  قسم شئون علاقات العمل . 8-  المكتوبة .
 س4 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
المجموعة { أ } المجموعة { ب }
1- السكرتير الخاص
2- من أهم أعمال السكرتير الفندقي
3- من أهم أعمال السكرتير التعليمي
4- من أهم أعمال السكرتير شئون المجالس الشعبية
5- قسم المحفوظات 1- تنظيم حفلات الاستقبال التي تعقد في المناسبات المختلفة.
2- يؤثر في الكمية المعوضة منها .
3- خصائص النظام الاشتراكي .
4- وفقاً لمرونة الطلب عليها .
5- عيوب النظام الرأسمالي .
6- عيوب النظام الاشتراكي .
الإجــابـــة 1 5 ، 2 6 ، 3 3 ، 4 2 ، 5 4
 س5 ) أذكر أقسام السكرتارية الــعـامــة ؟
أ- قسم الاستعلامات ( أو خدمات المواطنين ) . ب- قسم الاتصال التليفوني .
جـ- قسم المحفوظات . د – قسم شئون المبني .
هـ - قسم الطباعة و النسخ . و – قسم شئون علاقات العمل .
ز – قسم الشئون المالية .
 س6 ) أذكر أهم أعمال السكرتير الــطبــي ؟
أ- إجراءات ترتيبات دخول المريض المستشفي و جمع البيانات المتعلقة به .
ب- تحصيل قيمة الكشف و إيداع المتحصلات بالبنك .
جـ - حفظ السجلات الخاصة بالأطباء و المرض .
د- جمع المعلومات و المواد العلمية التي يحتاجها الأطباء . هـ- إعداد كشوف الحسابات للمرض .
 س7 ) عرف كلاً من :- [ القرار – النشرات الدورية – البرقية – الرسالة الداخلية ] :
 القرار : هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصدره شخص له صلاحية و سلطات و يتضمن البسملة و جهته و رقم و تاريخ القرار و الأسباب التي استند لها القرار .
 النشرات الدورية ( أو الكتاب الدوري ) : قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعاملين للعمل بها .
 البرقية : هي رسالة مختصرة ترسل مستعجلة توفيراً للوقــت .
 الرسالة الداخلية : هي التي يتم تبادلها بين الإدارات أو الأقسام الإدارية داخل المنشأة الواحدة .
 س8 ) ما هـي أنواع الاتصالات ؟
أ- اتصالات رسمية ( صاعدة – هابطة – أفقية ) .
ب- اتصالات غير رسمية ( تتم بعيداً عن الرسميات مثل الحفلات بأنواعها ).
 س9 ) ماذا تعرف عن الاتصالات ؟
[ الرسائل - التقارير - المذكرات - النشرات ]
 الرسالة: من أهم وسائل الاتصال التي تتبادل بين إدارات المنشأة أو بين المنشأة و غيرها .
 التقارير : هي عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة عرضاً تحليلياً مبسطاً .
 المذكرات : تقرير صغير الحجم يتضمن عرض مشكلة بأسلوب متسلسل من موظف في مستوي أو في أدني إلي الرئيس .
 النشرات : قرارات أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة .
 س10 ) للرسائل أهمية في إنجاز الأعمال .. ما هي هذه الأهمية ؟ { مزاياها }
1- وسيلة إثبات هامة في حالة النزاع . 2- مرجع للمستقبل .
3- مستند للقيد في المحاسبة . 4- أرخص أنواع الإعلان . 5- توفير الوقت و الجهد و المال
 س11 ) عند كتابة الرسالة يجب مراعاة مجموعة من القواعد
أذكر هذه القواعد { الشروط الموضوعية للرسالة } ؟
 الشروط الموضوعية للرسالة :
1- الإيجـار : تحتوي علي موضوع واحد في ورقة واحدة .
2- البساطة : استخدام كلمات و جمل قصيرة و مفهومة .
3- قوة التعبير : الابتعاد عن الجمل الطويلة أو المفككة مع عدم الأشراف في المجاملة .
4- الموضوعية : الالتزام بالأمانة و الدقة في عرض الموضوع .
 س12 ) أختر من المجموعة ( أ ) ما يناسبها من المجموعة ( ب ) لتكوين جملية مفيدة
( أ ) ( ب )
1- الاتصالات الأفقية
2- التليفون
3- التقارير
4- الرسائل الخاصة 1- من وسائل الاتصالات الشفهية .
2- من أهم وسائل الاتصالات الكتابية .
3- يقصد بها الرسائل المتبادلة بين الأهل و الأقارب .
4- يقصد بها اتصال الأقسام و الإدارات ذات المستوي الواحد
الإجــابـــة 1 4 ، 2 1 ، 3 2 ، 4 3


 أنقل المستندات الآتية بورقة إجابتك بالحجم المناسب مع استكمال البيانات الناقصة علماً بأن المصاريف كالآتي :-
150 ج لف وجزم – 250 ج نقل و مشال – شروط التسليم محل البائع و شروط الدفع نقداً و خصم تجاري 10 % علي كل الأصناف و مبلغ 29800 ج يدفع مقدماً مع الطلب .
محلات المدينة المنورة
س. ت : 35 35 ش طلعت حرب ص . ب : 14
ت : 2345670 القاهــرة فاكس : 2345670

بشأن ................
........ في 1/5/2008 مرفقات ................
عند الرد ذكر رقم 25
السيد / ................
..............
....
بعد التحية ،،
نرجوا التكرم بإرسال البضاعة الآتية :-
عدد ... ........... سعر الوحدة .......
عدد 20 ثلاجة قـدم سعر الوحدة .......
شروط التسليم ....... شروط الدفع .....................
.....................................
و تفضلوا بقبول وافر الاحترام ،،
........................

.................................
س. ت : 240 .................. ص . ب : 130
ت : 9871456 ......... فاكس : 9871456
........ في 15/5/2008 فاتورة بيع رقم / 777
بيان المطلوب من السيد / ................................
.....................
............
و ذلك قيمة البضاعة المطلوبة بتاريخ .... / ..... / ...... و المرسلة بتاريخ .... / ... / ......
شروط التسليم ............ شروط الدفع نقداً و خصم تجاري 10 % علي كل الأصناف
و مبلغ 29800 ج يدفع مقدماً مع الطلب
مبلغ كلي مبلغ جزئي الكمية البيان سعر الوحدة




............

+

400
59800
29800
......... 000 30
........
000 60
........


.......
.......

30
.... تليفزيون ملون
................

( - ) خصم تجاري 10 % .............

( + ) المصاريف :
............
............

( - ) مبلغ مدفوع مقدماً
............................
ما عدا السهو و الخطأ ة .........
.........

 بفرض أنة تم إرسال 29 تليفزيون و المدرج بالفاتورة 30 تليفزيون استكمل الإشعار المناسب

مدير محلات مكة المكرمة
س. ت : 240 50 ش النيل ص . ب : 130
ت : 9871456 الجيزة فاكس : 9871456
...... في 17/5/2008 أشعار ....... رقم 22
السيد / ....................
....................
قيدنا .................

مبلغ كلي مبلغ جزئي البيان سعر الوحدة




ماعدا السهو و الخطأ


محلات المدينة المنورة
س. ت : 35 35 ش طلعت حرب ص . ب : 14
ت : 2345670 القاهــرة فاكس : 2345670

بشأن طلب بضاعة
القاهرة في 1/5/2008 مرفقات مبلغ مقدم
عند الرد ذكر رقم 25
السيد / مدير محلات مكة المكرمة
50 ش النيل
الجيزة
بعد التحية ،،
نرجوا التكرم بإرسال البضاعة الآتية :-
عدد 30 تليفزيون ملون سعر الوحدة 1000
عدد 20 ثلاجة قـدم سعر الوحدة 1500
شروط التسليم محل البائع شروط الدفع نقداً و خصم تجاري 10 % علي كل الأصناف
و مبلغ 29800 ج يدفع مقدماً مع الطلب
نأمل أن ينال طلبنا كل رعاية و اهتمام
و تفضلوا بقبول وافر الاحترام ،،،
محلات المدينة المنورة
التوقــــيـــــع


















مدير محلات مكة المكرمة
س. ت : 240 50 ش النيل ص . ب : 130
ت : 9871456 الجيزة فاكس : 9871456
الجيزة في 15/5/2008 فاتورة بيع رقم / 777
بيان المطلوب من السيد / مدير محلات المدينة المنورة
35 ش طلعت حرب
القاهــرة
و ذلك قيمة البضاعة المطلوبة بتاريخ 1 / 5 / 2008 و المرسلة بتاريخ 15 / 5 / 2008
شروط التسليم محل البائع شروط الدفع نقداً و خصم تجاري 10 % علي كل الأصناف
و مبلغ 29800 ج يدفع مقدماً مع الطلب
مبلغ كلي مبلغ جزئي الكمية البيان سعر الوحدة




59400

+

400
59800
29800
000 30 000 30
000 30
000 60
600


150
250


30
20 تليفزيون ملون
ثلاجة 10 قــدم

( - ) خصم تجاري 10 % 60000 ×

( + ) المصاريف :
لف و حزم
نقل و مشال

( - ) مبلغ مدفوع مقدماً
ثلاثون ألف جنيه لا غيـــــر
ما عدا السهو و الخطأ ة 1000
1500


مدير محلات مكة المكرمة
س. ت : 240 50 ش النيل ص . ب : 130
ت : 9871456 الجيزة فاكس : 9871456
الجيزة في 17/5/2008 أشعار دائن رقم 22
السيد / مدير محلات المدينة المنورة
35 ش طلعت حرب
القاهــرة
قيدنا لحسابكم

مبلغ كلي مبلغ جزئي البيان سعر الوحدة


1000
000 1

ثمن واحد تليفزيون ملون لم يتم أرسالة و مدرج بفاتورة البيع رقــــــم 777 بتاريخ 15 / 5 / 2008
ألف جنيه فقط لا غير
ماعدا السهو و الخطأ 1000
مصراوى22
مصراوى22
Admin

عدد المساهمات : 3409
نقاط : 8841
السٌّمعَة : 2
تاريخ التسجيل : 04/06/2011
العمر : 50

http://learnegy25.forumegypt.net

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

الرجوع الى أعلى الصفحة


 
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى