مواضيع مماثلة
بحـث
المواضيع الأخيرة
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22
صفحة 1 من اصل 1
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22
السكرتاريه العربيه صف اولتجارى 3 سنوات منقول شكرا لمن اعده
×تعريف السكرتارية : " هي " الوحدة التنظيمية التابعة لمديري و رؤساء العمل و يستند إليها إدارة و تنفيذ العمل و التنسيق بينها .
×أهم أعمال السكرتارية " هي " :
* القيام بالأعمال المكتبية . * تنظيم حركة المعاملات الواردة و الصادرة .
* إعداد المذكرات و التقارير . * أعمال الاتصال . * حفظ المستندات .
×السكرتير " هــــو " :الشخص الذي يعاون الرئيس أو المدير و يكون موضع ثقة في إنجاز الإعمال الهامة و السرية .
×من أهم الصفات الشخصية للسكرتير " هي " :
* كتم الأسرار . * الذكاء . * القدرة اللغوية . * المظهر المناسب .
* تحمل المسئولية . * النشاط و الحركة . * الشجاعة و الإقدام . * الثبات الانفعالي .
×المعلومات اللازمة لأداء السكرتير " هي " :
1) المعلومات الأساسية عن المنشأة . 2) دقـــــائـــــق الــعمـــــل .
3) اللوائح و القوانين . 4) البيانات و الإحصائيات .
5) إعداد و تجهيز الاجتماعات . 6) إدارة و تنظيم المكاتب .
7) القانون التجاري . مهارات اللغات الأجنبية .
×المهارات الفنية اللازمة لأداء عمل السكرتير " هي " :
( أ ) مع نفســـه { ذاتــــه } :
1) كتم السر . 2) تنمية الذات .
3) تقبل النقد . 4) ابعد عما يثير الشك .
5) المحافظة علي آلات و معدات العمل . 6) البعد عن السلوك غير المستحب
( ب ) برئـــيــــــه :
1) احترام الرئيس . 2) احترام مواعيد العمل . 3) عدم إساءة استخدام السلطة .
4) حل بعض مشكلات العمل . 5) تنفيذ الإعمال بالشكل المناسب .
6) الابتعاد عن ما يثير الشك. 7) المحافظة علي الآلات و المعدات المكتب .
( جـ ) مـــع زمــلائـــه :
1) حسن المعاملة . 2) عدم التدخل في اختصاصاتهم . 3) عدم التكبر أو التعالي.
4) تجنب السلبية . 5) التعاون .
( د ) مع الزائرين و العمـلاء :
1) اللباقة و التأديب . 2) مساعدتهم و العمل علي تحقيق مطالبتهم .
3) حسن الاســـتقبال . 4) التأكد من جدوى زيارتهم .
1- سكرتارية خــــاصــــة : و هي تعاون رئيس العمل أو المدير في إنجاز أعمالة الـهـامــة .
2- سكرتارية عـامـة : وهي تعاون الإدارة و الأقسام المختلفة علي سير أعمالها و تقوم بكافة أعمال
3- سكرتارية متخـصـصـة : وهي تتولي مسئولية تقديم الاستشارات الفنية في المجالات المختلفة.
أولاً : مسئوليات و أعمال السكرتير الـخـاص :
1) استقبال الزوار . 2) تنظيم وقت المدير .
3) إبلاغ أوامر الرئيس للإدارة . 4) تنظيم الحفلات .
5) القيام بالإعمال المكتبية .
6) الإطلاع علي الصحف و تلخيصها للرئيس .
7) فتح الخطابات التي ترد للرئيس ماعدا الشخصية و السرية .
* الصفات الشخصية للسكرتير الـخـاص :
1) الذكاء و قوة الذاكرة . 2) المهر المناسب . 3) الأمانة و كتم الإسرار .
4) حسن التصرف . 5) تحمل المسئولية . 6) الإخلاص .
×المهارات الفنية للسكرتير الخاص :
* تصنيف الزوار و تنظيم مقابلاتهم .
* إعداد المراسلات و معالجة البريد الوارد و الصادر .
* المهارات لغوية و الإلمام باللغات الأجنبية . * تنظيم الاجتماعات .
ثانياً : أقسام السكرتارية العامــة:
& قسم الاســتعـلامـات :
1) استقبال المترددين . 2) تسجيل بيانات المترددين .
3) توجيه المترددين للإدارات التي يرغبون التوجه إليها .
4) استلام المراسلات و المكالمات و البرقيات .
& قسم الاتصال التليفوني :
1) يقوم بنقل و تركيب التليفون . 2) استقبال الإشارات التليفونية .
3) الاحتفاظ بأرقام تليفونات الإدارات . 4) تقوم بالصيانة المستمرة لأجهزة التليفون .
& قسم المحفوظات :
1) استلام البريد الوارد . 2) توزيع البريد الوارد علي الإدارات المختصة .
3) قيد البريد الصادر . 4) الإشراف علي إدارة الأرشيف .
5) تسجيل دخول و خروج الملفات .
& قسم شئون المبني :
1) توزيع العمل علي السعاه و العمال . 2) مراقبة نظام المبني .
3) صيانة و إصلاح المبني . 4) الأشراف علي تشغيل المصاعد .
5) توفير أدوات نظافة المبني .
& قسم الطباعة و النسـخ :
1) القيام بالطباعة و الاحتفاظ بالأصول . 2) القيام بأعمال صيانة الحاسب الآلي .
3) كتابة ما يرد إليها ثم تسليمها للإدارات الواردة منها .
& قسم شـئون علاقات العمل :
و تقوم بالإشـراف علي :- { النشاط الـثـقــافـــي و الاجتمــاعــي و الريــاضـــي }
& قسم الشئون الماليـــة :
1) القيام بأعمال السلفه المستديمة . 2) الصرف علي المشتريات ، و الإصلاحات ، ومصايف النقل.
3) فتح و إمساك السجلات المخزنيه. 4) مراجعة استمارات بدل ســــفر العاملين .
ثالثاً : السكرتارية المتخصصــة { الفنية }:و تنقسم إلي :-
1- السكرتير القانوني :
* إبداء الرأي في اللوائح و القوانين . * فحص جميع الموضوعات القانونية الواردة .
* مراجعة جميع العقود التي تعقدها المنشأة .
* فحص القضايا المرفوعة من وضد الجهة التي يعمل بها .
* بحث الشكاوى التي تصل من الأفــراد .
2- السكرتير الصحفـي :
* متابعة الصحف و المحلات المحلية و الأجنبية .
*جمع الأخبار التي تحتوي علي نقد ضد أو لصالح رئيسه .
* أعداد ملخص للأخبار التي تهم رئيسه .
* تنظيم المؤتمرات الصحفية . * أعداد تقرير عن المؤتمرات الصحفية .
3- السكرتير الأخصائي :
* جمع البيانات الإحصائية من مصادرها الأصلية .
*الاستعانة بالمنظمات الخاصة بجمع المعلومات في الحصول علي بيانات إحصائية .
* عرض البيانات الإحصائية علي الرئيس في أشكال بيانية .
* حفظ البيانات بأسلوب علمي بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة .
4- سكرتير شئون المجالس الشعبية :
*مكانة : مكاتب الوزراء و رؤساء مجالس الإدارة و هو مسئول عن الاتصال السياسي و الشعبي .
× أهم أعمالة :* استلام جداول جلسات المجالس و عرضها علي الرئيس .
* تلقي توجيهات الرئيس في إعداد المذكرات .
* استقبال أعضاء المجالس .
* استلام الشكاوى و التظلمات الواردة من المجالس .
5- سكرتير الطباعة و النسخ :
* كتابة البحوث و التقارير . *كتابة الخطابات المرسلة .
* حفظ هذه المكاتبات .
*مكانة : المستشفيات ( الخاصــة و العامــة ) ، العيادات الكبرى .
× أهم أعمالة :* إجراء الرتيبات اللازمة بالمستشفي لدخول المرض .
* تحصيل قيمة الكشف و إيداعه بالبنك . * الاحتفاظ بسجلات الأطباء ، المرضي .
* كتابة الرسائل و التقارير التي يعدها الطبيب . * معالجة البريد الوارد و الصادر .
* تزويد المستشفيات و العيادات بالمستلزمات الطبية .
6- السكرتير التعليمي :
*مكانة : الكليات الجامعية و المعاهد و المدارس .
× أهم أعمالة :
* عرض البريد الوارد علي الرئيس و أعضاء التدريس . * استقبال الأفراد و توجيههم .
* الأعمال الكتابية و إعداد التقارير و المذكرات . * إعداد الخطابات الصادرة و تسجيلها.
* حف الأوراق و المستندات و ترتيبها لسهولة الوصول إليها .
7- السكرتارية الفندقية :
* تنظيم المقابلات و الاتصال بالنزلاء و شركات السياحة و الجهات الحكومية .
* استقبال النزلاء و القيام بالحجز و التسكين. * الرد علي استفسارات العملاء .
* محاسبة العملاء عن مدة الإقامة.
* المعاونة في المتابعات الداخلية و الخارجية للفندق .
×الاتصال في مجال السكرتارية :
* تعريف الاتصال :هو تبادل و نقل معلومات من شخص إلي أخر باستخدام وسيلة اتصال . .
×أهمية الاتصال:
& أولاً : أهمية الاتصال بالنسبة للعاملين :
1- توفير المعلومات و البيانات . 2- معرفة ما يحدث بالمنشأة .
3- توصيل أفكار و أوامر القادة للعاملين .
& ثانيــاً : أهمية الاتصال بالنسبة للقائــــد :
1- تزويده بالمعلومات الصحيحة . 2- تعريفة بحقيقة ما يجري بالمنشأة .
3- تمكينه من التأثير علي العاملين . 4- التنسيق بين القادة .
& ثالـثــاً : أهمية الاتصـال بالنسبة للجمهـور :
1- تعريف الجمهور بالجهد المبذول في الشركة . 2- معرفة أي الجمهور في الإنتاج و الخدمات .
×وظائف الاتصال: 1- استقبال و نقل الرسائل و الاحتفاظ بالمعلومات .
2- استخدام المعلومات في اتخاذ القرارات . 3- التأثير في الأشخاص .
4- أداه من أدوات الثقافة و التعليم و التعلم .
×أهمية الاتصال في عمل المكتب :
بالاتصال تستمر حياة المنشأة للحصول علي المعلومات في الوقت المناسب و بالدقة المطلوبة.
×أهـداف الاتصالات الــحـديثــة :
* أولاً: علي المستوي الداخلي : 1- إنجاز الأعمال . 2- تقوية العلاقة بين العاملين .
3- وجو تفاهم بين العاملين و الإدارة .
* ثانياً: علي المستوي الخارجي : 1- دعاية و إعلان .
2- الاتصال بالعملاء و المردين . 3- المساهمة في اتخاذ القرارات .
عناصر الاتصال { أربعــة }
1) مــــرســــــل
يبـدأ الاتصــال
2) الـــرســـالــــة
مــضمــون الأمــــر
3) قناة الاتصال
( طريقة الاتصال )
شفوية / مرئية / حديث / اجتماع
4) المستقبل
الذي يصل إليه الأمر
×أنـواع الاتصالات ( رسمية و غير رسمية :
* أولاً: الاتصالات الرسمية : 1- اتصالات هابطة: من أعلي لأسفل ( عليا – وسطي – دنيا ) . 2- اتصالات صاعدة: من أسفل لأعلي ( معلومات لعمل المشاكل ) .
3- اتصالات أفقية : بين الأقسام و الإدارات في المستوي الواحد .
* ثانياً: الاتصالات غير رسمية : " مثل " احتفالات قومية و دينية
أساليب الاتصال
× مباشرة
اجتماعات / لجان / مقابلات / محاضرات
× غير مباشرة
المراسلات / التليفون / البرقيات / الإنترنت
وسائل الاتصال
× مكتوبة
الرسائل / التقارير / المذكرات / البرقيات
القرارات / النشرات
× شفهية
تليفون / مقابلات / اجتماعات
محاضرات / ندوات
×أهمية الرسائل في أنجاز الأعمال { مزاياها }:
1- وسيلة أثبات . 2- مرجع للمستقبل . 3- تعزز المكالمة التليفونية.
4- أرخص أنواع الإعلان. 5- مستند للقيد في المحاسبة. 6- توفير الوقت و الجهد.
×الشروط الموضوعية للرسالة : { الإيجاز – البساطة – قوة التعبير – الموضوعية }
× صفات الرسالة الجيدة : { الاختصار – الوضوح – السهولة – الذوق و اللياقة }
× أنواع المراســــلات : { خــاصـــة – حـكــومــيــة – تـجــاريــة }
× الرسائل الخاصــة : هي المتبادلة بين الأهل و الأقارب و الأصحاب في المناسبات المختلفة
× الرسائل الحكومية : تستعمل بين الإدارات الحكومية أو بين الأفراد و الإدارة الحكومية .
× الرسائل التجارية : يتبادلها التجار بعضهم ببعض و هي خاصة بالعمليات التجارية .
×تنقسم الرسائل التجارية إلي: 1- رسائل تجارية عادية . 2-مذكرات. 3-بطاقة البريد .
& ملحوظة :
ترسل المذكرة و البطاقة البريدية في حالة إرسال بيانات غير رسمية و اختصاراً للوقت و التكاليف .
× التقارير:هي عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين و استخلاص النتائج ثم وضع الاقتراحات و التوصيات
× المذكرة:تقرير صغير الحجم يتضمن مشكلة بأسلوب متسلسل من موظف أقل إلي الرئيس .
× الرسائل الداخلية : هي التي تتم بين الإدارات داخل المنشأة الواحدة
× البرقيات : هي رسالة مختصرة و مستعجلة .
× شروط البرقية : 1- الوضوح . 2- الدقـة . 3- الاختصار .
أنواع البرقيات
× داخــــلــــيــــة
عادية / مستعجلة / تهنئة / خالصة الرد
× خـارجـــيــــة
عادية / مستعجلة / خالصة الرد / لاسلكية مع السفر
× رسائل التعزيز : هي رسالة عادية ترسل بعد البرقية أو المكالمة التليفونية .
× الغرض منها : 1- زيادة إيضاح البرقية . 2- التأكد من عدم وقوع أي خطأ .
3- أثبـات نـص البرقيـة .
× القرارات : هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصده شخص له صلاحيات و سلطات و يتضمن البسملة و جهته و رقمه و تاريخ القرار و الحيثيات النظامية التي أستند إليها القرار في جزء مستقل .
× النشرات الدورية : قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعاملين
بها مثل نشرة بعلاوات أو ترقيات .
* شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية :
1- الدفع عند الطلب : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
2- الدفع عند الاستلام : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها .
3- الدفع فواً : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة خلال ثلاثة أيام من تاريخ الاستلام .
4- الدفع نقداً : يقوم المشتري بالسداد خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام .
5- الدفع بالأجل : يقوم المشتري بالسداد بعد مدة معينة متفق عليها { تاريخ الاستحقاق } .
* شروط التسليم المتبعة في التجارة الداخلية :
1- تسليم محل البائع : يظهر بالفاتورة م . لف و حزم و المشال و الإكراميات و
مصاريف نقل بالعربات و م . نقل السكة الحديدية .
2- تسليم محل البائع : و يظهر بالفاتورة م. لف و حزم و أجرة السكة الحديد .
3- تسليم محطة المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
4- تسليم محل المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
* لاحـــــــظ : في جميع الحالات تظهر م . لـــف و حــــزم فـــقــــط .
× الخصــم : هو نسبة مئوية يمنحها البائع للمشتري بمثابة تخفيض من قيمة البضاعة .
× أنواع الخصــم :
أ) خصم نقدي { خصم تحميل الدفع } :
* يمنح للمشترى إذا تم السداد قبل الموعد المتفق عليه لا تظهر بالفاتورة .
ب ) خصم تجاري :
* يخصم من ثمن البضاعة المثبت بالفاتورة و يظهر مطروحا من القيمة الكلية للبضاعة .
× التسعيرة : هي جدول أو نشرة تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع
الضرورية و هي أسعار ملزمة للتجار حرصاً علي مصلحة الشعب .
× قائمة الأسعار { كتالوج } :
هي قوائم أو نشرات يصدها كبار التجار و المنجين فتضمن أصناف البضائع التي يبيعونها أو ينتجونها و السعر المحدد لكل منها ( كتالوج ) بغرض الدعاية لبضائعهم .
أنواع الرسائل التجارية
1) رسائل تجارية عادية: تتداول بين التجار بغرض الاستفسار أو تسعير أو طلب بضاعة و كذلك شكوى أو اعتزا عن شيء
2) المذكرة .
3) بطاقة البريد .
× مستندات الشراء و البيع :
1- رسالة استفسار : يرسلها المشترى للبائع يستفسر عن أسعار السلع التي يرغب في شرائها و
كذلك شروط الدفع و التسليم .
2- رسالة تسعير : يرسلها البائع إلي المشتري رداً علي رسالة الاستفسار بخبرة بالكميات و الأصناف
و الأسعار للبضاعة التي يرغب في شرائها و كذلك شروط الدفع و التسليم .
3- رسالة طلب بضاعة : يرسلها المشتري للبائع ردا علي رسالة التسعير يطلب فيها إرسال البضاعة
التي يحتاجها بالأسعار و الشروط الواردة برسالة التسعير .
4- الفاتورة : هي مستند يرسله البائع إلي المشتري يبين فيها بالتفصيل أصناف البضاعة المباعة و كمياتها و أسعارها و ثمنها الكلي و كذلك المصاريف التي صرفها البائع علي البضاعة نيابة عن المشتري .
نلاحظ : 1- عبارة { ماعدا السهو و الخطـأ } مطبوعة بالفاتورة تعطي الحق للبائع بتصحيح الخطأ الذي
يظهر في الفاتورة نتيجة السهو .
2- يلصق بالفاتورة دمغة نوعية ثابتة إذا سددت الفاتورة كلها أو جزء منها ( نقدا أو بشيك ).
5- إشعار التسوية ( مدين ، دائن ) : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري بمبلغ أقل أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
6- كشف الحساب :
أ) أشعارات التسوية : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري " بمبلغ أقل " أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
أ) الإشعار الدائن ( خصم ) : يرسله البائع إلي المشتري تصحيح الخطأ أو سهو في الفاتورة الأصلية تسبب عنه مطالبته " بمبلغ أكبر " مما يجب علي المشتري الوفاء بــه.
×تعريف السكرتارية : " هي " الوحدة التنظيمية التابعة لمديري و رؤساء العمل و يستند إليها إدارة و تنفيذ العمل و التنسيق بينها .
×أهم أعمال السكرتارية " هي " :
* القيام بالأعمال المكتبية . * تنظيم حركة المعاملات الواردة و الصادرة .
* إعداد المذكرات و التقارير . * أعمال الاتصال . * حفظ المستندات .
×السكرتير " هــــو " :الشخص الذي يعاون الرئيس أو المدير و يكون موضع ثقة في إنجاز الإعمال الهامة و السرية .
×من أهم الصفات الشخصية للسكرتير " هي " :
* كتم الأسرار . * الذكاء . * القدرة اللغوية . * المظهر المناسب .
* تحمل المسئولية . * النشاط و الحركة . * الشجاعة و الإقدام . * الثبات الانفعالي .
×المعلومات اللازمة لأداء السكرتير " هي " :
1) المعلومات الأساسية عن المنشأة . 2) دقـــــائـــــق الــعمـــــل .
3) اللوائح و القوانين . 4) البيانات و الإحصائيات .
5) إعداد و تجهيز الاجتماعات . 6) إدارة و تنظيم المكاتب .
7) القانون التجاري . مهارات اللغات الأجنبية .
×المهارات الفنية اللازمة لأداء عمل السكرتير " هي " :
( أ ) مع نفســـه { ذاتــــه } :
1) كتم السر . 2) تنمية الذات .
3) تقبل النقد . 4) ابعد عما يثير الشك .
5) المحافظة علي آلات و معدات العمل . 6) البعد عن السلوك غير المستحب
( ب ) برئـــيــــــه :
1) احترام الرئيس . 2) احترام مواعيد العمل . 3) عدم إساءة استخدام السلطة .
4) حل بعض مشكلات العمل . 5) تنفيذ الإعمال بالشكل المناسب .
6) الابتعاد عن ما يثير الشك. 7) المحافظة علي الآلات و المعدات المكتب .
( جـ ) مـــع زمــلائـــه :
1) حسن المعاملة . 2) عدم التدخل في اختصاصاتهم . 3) عدم التكبر أو التعالي.
4) تجنب السلبية . 5) التعاون .
( د ) مع الزائرين و العمـلاء :
1) اللباقة و التأديب . 2) مساعدتهم و العمل علي تحقيق مطالبتهم .
3) حسن الاســـتقبال . 4) التأكد من جدوى زيارتهم .
1- سكرتارية خــــاصــــة : و هي تعاون رئيس العمل أو المدير في إنجاز أعمالة الـهـامــة .
2- سكرتارية عـامـة : وهي تعاون الإدارة و الأقسام المختلفة علي سير أعمالها و تقوم بكافة أعمال
3- سكرتارية متخـصـصـة : وهي تتولي مسئولية تقديم الاستشارات الفنية في المجالات المختلفة.
أولاً : مسئوليات و أعمال السكرتير الـخـاص :
1) استقبال الزوار . 2) تنظيم وقت المدير .
3) إبلاغ أوامر الرئيس للإدارة . 4) تنظيم الحفلات .
5) القيام بالإعمال المكتبية .
6) الإطلاع علي الصحف و تلخيصها للرئيس .
7) فتح الخطابات التي ترد للرئيس ماعدا الشخصية و السرية .
* الصفات الشخصية للسكرتير الـخـاص :
1) الذكاء و قوة الذاكرة . 2) المهر المناسب . 3) الأمانة و كتم الإسرار .
4) حسن التصرف . 5) تحمل المسئولية . 6) الإخلاص .
×المهارات الفنية للسكرتير الخاص :
* تصنيف الزوار و تنظيم مقابلاتهم .
* إعداد المراسلات و معالجة البريد الوارد و الصادر .
* المهارات لغوية و الإلمام باللغات الأجنبية . * تنظيم الاجتماعات .
ثانياً : أقسام السكرتارية العامــة:
& قسم الاســتعـلامـات :
1) استقبال المترددين . 2) تسجيل بيانات المترددين .
3) توجيه المترددين للإدارات التي يرغبون التوجه إليها .
4) استلام المراسلات و المكالمات و البرقيات .
& قسم الاتصال التليفوني :
1) يقوم بنقل و تركيب التليفون . 2) استقبال الإشارات التليفونية .
3) الاحتفاظ بأرقام تليفونات الإدارات . 4) تقوم بالصيانة المستمرة لأجهزة التليفون .
& قسم المحفوظات :
1) استلام البريد الوارد . 2) توزيع البريد الوارد علي الإدارات المختصة .
3) قيد البريد الصادر . 4) الإشراف علي إدارة الأرشيف .
5) تسجيل دخول و خروج الملفات .
& قسم شئون المبني :
1) توزيع العمل علي السعاه و العمال . 2) مراقبة نظام المبني .
3) صيانة و إصلاح المبني . 4) الأشراف علي تشغيل المصاعد .
5) توفير أدوات نظافة المبني .
& قسم الطباعة و النسـخ :
1) القيام بالطباعة و الاحتفاظ بالأصول . 2) القيام بأعمال صيانة الحاسب الآلي .
3) كتابة ما يرد إليها ثم تسليمها للإدارات الواردة منها .
& قسم شـئون علاقات العمل :
و تقوم بالإشـراف علي :- { النشاط الـثـقــافـــي و الاجتمــاعــي و الريــاضـــي }
& قسم الشئون الماليـــة :
1) القيام بأعمال السلفه المستديمة . 2) الصرف علي المشتريات ، و الإصلاحات ، ومصايف النقل.
3) فتح و إمساك السجلات المخزنيه. 4) مراجعة استمارات بدل ســــفر العاملين .
ثالثاً : السكرتارية المتخصصــة { الفنية }:و تنقسم إلي :-
1- السكرتير القانوني :
* إبداء الرأي في اللوائح و القوانين . * فحص جميع الموضوعات القانونية الواردة .
* مراجعة جميع العقود التي تعقدها المنشأة .
* فحص القضايا المرفوعة من وضد الجهة التي يعمل بها .
* بحث الشكاوى التي تصل من الأفــراد .
2- السكرتير الصحفـي :
* متابعة الصحف و المحلات المحلية و الأجنبية .
*جمع الأخبار التي تحتوي علي نقد ضد أو لصالح رئيسه .
* أعداد ملخص للأخبار التي تهم رئيسه .
* تنظيم المؤتمرات الصحفية . * أعداد تقرير عن المؤتمرات الصحفية .
3- السكرتير الأخصائي :
* جمع البيانات الإحصائية من مصادرها الأصلية .
*الاستعانة بالمنظمات الخاصة بجمع المعلومات في الحصول علي بيانات إحصائية .
* عرض البيانات الإحصائية علي الرئيس في أشكال بيانية .
* حفظ البيانات بأسلوب علمي بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة .
4- سكرتير شئون المجالس الشعبية :
*مكانة : مكاتب الوزراء و رؤساء مجالس الإدارة و هو مسئول عن الاتصال السياسي و الشعبي .
× أهم أعمالة :* استلام جداول جلسات المجالس و عرضها علي الرئيس .
* تلقي توجيهات الرئيس في إعداد المذكرات .
* استقبال أعضاء المجالس .
* استلام الشكاوى و التظلمات الواردة من المجالس .
5- سكرتير الطباعة و النسخ :
* كتابة البحوث و التقارير . *كتابة الخطابات المرسلة .
* حفظ هذه المكاتبات .
*مكانة : المستشفيات ( الخاصــة و العامــة ) ، العيادات الكبرى .
× أهم أعمالة :* إجراء الرتيبات اللازمة بالمستشفي لدخول المرض .
* تحصيل قيمة الكشف و إيداعه بالبنك . * الاحتفاظ بسجلات الأطباء ، المرضي .
* كتابة الرسائل و التقارير التي يعدها الطبيب . * معالجة البريد الوارد و الصادر .
* تزويد المستشفيات و العيادات بالمستلزمات الطبية .
6- السكرتير التعليمي :
*مكانة : الكليات الجامعية و المعاهد و المدارس .
× أهم أعمالة :
* عرض البريد الوارد علي الرئيس و أعضاء التدريس . * استقبال الأفراد و توجيههم .
* الأعمال الكتابية و إعداد التقارير و المذكرات . * إعداد الخطابات الصادرة و تسجيلها.
* حف الأوراق و المستندات و ترتيبها لسهولة الوصول إليها .
7- السكرتارية الفندقية :
* تنظيم المقابلات و الاتصال بالنزلاء و شركات السياحة و الجهات الحكومية .
* استقبال النزلاء و القيام بالحجز و التسكين. * الرد علي استفسارات العملاء .
* محاسبة العملاء عن مدة الإقامة.
* المعاونة في المتابعات الداخلية و الخارجية للفندق .
×الاتصال في مجال السكرتارية :
* تعريف الاتصال :هو تبادل و نقل معلومات من شخص إلي أخر باستخدام وسيلة اتصال . .
×أهمية الاتصال:
& أولاً : أهمية الاتصال بالنسبة للعاملين :
1- توفير المعلومات و البيانات . 2- معرفة ما يحدث بالمنشأة .
3- توصيل أفكار و أوامر القادة للعاملين .
& ثانيــاً : أهمية الاتصال بالنسبة للقائــــد :
1- تزويده بالمعلومات الصحيحة . 2- تعريفة بحقيقة ما يجري بالمنشأة .
3- تمكينه من التأثير علي العاملين . 4- التنسيق بين القادة .
& ثالـثــاً : أهمية الاتصـال بالنسبة للجمهـور :
1- تعريف الجمهور بالجهد المبذول في الشركة . 2- معرفة أي الجمهور في الإنتاج و الخدمات .
×وظائف الاتصال: 1- استقبال و نقل الرسائل و الاحتفاظ بالمعلومات .
2- استخدام المعلومات في اتخاذ القرارات . 3- التأثير في الأشخاص .
4- أداه من أدوات الثقافة و التعليم و التعلم .
×أهمية الاتصال في عمل المكتب :
بالاتصال تستمر حياة المنشأة للحصول علي المعلومات في الوقت المناسب و بالدقة المطلوبة.
×أهـداف الاتصالات الــحـديثــة :
* أولاً: علي المستوي الداخلي : 1- إنجاز الأعمال . 2- تقوية العلاقة بين العاملين .
3- وجو تفاهم بين العاملين و الإدارة .
* ثانياً: علي المستوي الخارجي : 1- دعاية و إعلان .
2- الاتصال بالعملاء و المردين . 3- المساهمة في اتخاذ القرارات .
عناصر الاتصال { أربعــة }
1) مــــرســــــل
يبـدأ الاتصــال
2) الـــرســـالــــة
مــضمــون الأمــــر
3) قناة الاتصال
( طريقة الاتصال )
شفوية / مرئية / حديث / اجتماع
4) المستقبل
الذي يصل إليه الأمر
×أنـواع الاتصالات ( رسمية و غير رسمية :
* أولاً: الاتصالات الرسمية : 1- اتصالات هابطة: من أعلي لأسفل ( عليا – وسطي – دنيا ) . 2- اتصالات صاعدة: من أسفل لأعلي ( معلومات لعمل المشاكل ) .
3- اتصالات أفقية : بين الأقسام و الإدارات في المستوي الواحد .
* ثانياً: الاتصالات غير رسمية : " مثل " احتفالات قومية و دينية
أساليب الاتصال
× مباشرة
اجتماعات / لجان / مقابلات / محاضرات
× غير مباشرة
المراسلات / التليفون / البرقيات / الإنترنت
وسائل الاتصال
× مكتوبة
الرسائل / التقارير / المذكرات / البرقيات
القرارات / النشرات
× شفهية
تليفون / مقابلات / اجتماعات
محاضرات / ندوات
×أهمية الرسائل في أنجاز الأعمال { مزاياها }:
1- وسيلة أثبات . 2- مرجع للمستقبل . 3- تعزز المكالمة التليفونية.
4- أرخص أنواع الإعلان. 5- مستند للقيد في المحاسبة. 6- توفير الوقت و الجهد.
×الشروط الموضوعية للرسالة : { الإيجاز – البساطة – قوة التعبير – الموضوعية }
× صفات الرسالة الجيدة : { الاختصار – الوضوح – السهولة – الذوق و اللياقة }
× أنواع المراســــلات : { خــاصـــة – حـكــومــيــة – تـجــاريــة }
× الرسائل الخاصــة : هي المتبادلة بين الأهل و الأقارب و الأصحاب في المناسبات المختلفة
× الرسائل الحكومية : تستعمل بين الإدارات الحكومية أو بين الأفراد و الإدارة الحكومية .
× الرسائل التجارية : يتبادلها التجار بعضهم ببعض و هي خاصة بالعمليات التجارية .
×تنقسم الرسائل التجارية إلي: 1- رسائل تجارية عادية . 2-مذكرات. 3-بطاقة البريد .
& ملحوظة :
ترسل المذكرة و البطاقة البريدية في حالة إرسال بيانات غير رسمية و اختصاراً للوقت و التكاليف .
× التقارير:هي عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين و استخلاص النتائج ثم وضع الاقتراحات و التوصيات
× المذكرة:تقرير صغير الحجم يتضمن مشكلة بأسلوب متسلسل من موظف أقل إلي الرئيس .
× الرسائل الداخلية : هي التي تتم بين الإدارات داخل المنشأة الواحدة
× البرقيات : هي رسالة مختصرة و مستعجلة .
× شروط البرقية : 1- الوضوح . 2- الدقـة . 3- الاختصار .
أنواع البرقيات
× داخــــلــــيــــة
عادية / مستعجلة / تهنئة / خالصة الرد
× خـارجـــيــــة
عادية / مستعجلة / خالصة الرد / لاسلكية مع السفر
× رسائل التعزيز : هي رسالة عادية ترسل بعد البرقية أو المكالمة التليفونية .
× الغرض منها : 1- زيادة إيضاح البرقية . 2- التأكد من عدم وقوع أي خطأ .
3- أثبـات نـص البرقيـة .
× القرارات : هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصده شخص له صلاحيات و سلطات و يتضمن البسملة و جهته و رقمه و تاريخ القرار و الحيثيات النظامية التي أستند إليها القرار في جزء مستقل .
× النشرات الدورية : قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعاملين
بها مثل نشرة بعلاوات أو ترقيات .
* شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية :
1- الدفع عند الطلب : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
2- الدفع عند الاستلام : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها .
3- الدفع فواً : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة خلال ثلاثة أيام من تاريخ الاستلام .
4- الدفع نقداً : يقوم المشتري بالسداد خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام .
5- الدفع بالأجل : يقوم المشتري بالسداد بعد مدة معينة متفق عليها { تاريخ الاستحقاق } .
* شروط التسليم المتبعة في التجارة الداخلية :
1- تسليم محل البائع : يظهر بالفاتورة م . لف و حزم و المشال و الإكراميات و
مصاريف نقل بالعربات و م . نقل السكة الحديدية .
2- تسليم محل البائع : و يظهر بالفاتورة م. لف و حزم و أجرة السكة الحديد .
3- تسليم محطة المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
4- تسليم محل المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
* لاحـــــــظ : في جميع الحالات تظهر م . لـــف و حــــزم فـــقــــط .
× الخصــم : هو نسبة مئوية يمنحها البائع للمشتري بمثابة تخفيض من قيمة البضاعة .
× أنواع الخصــم :
أ) خصم نقدي { خصم تحميل الدفع } :
* يمنح للمشترى إذا تم السداد قبل الموعد المتفق عليه لا تظهر بالفاتورة .
ب ) خصم تجاري :
* يخصم من ثمن البضاعة المثبت بالفاتورة و يظهر مطروحا من القيمة الكلية للبضاعة .
× التسعيرة : هي جدول أو نشرة تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع
الضرورية و هي أسعار ملزمة للتجار حرصاً علي مصلحة الشعب .
× قائمة الأسعار { كتالوج } :
هي قوائم أو نشرات يصدها كبار التجار و المنجين فتضمن أصناف البضائع التي يبيعونها أو ينتجونها و السعر المحدد لكل منها ( كتالوج ) بغرض الدعاية لبضائعهم .
أنواع الرسائل التجارية
1) رسائل تجارية عادية: تتداول بين التجار بغرض الاستفسار أو تسعير أو طلب بضاعة و كذلك شكوى أو اعتزا عن شيء
2) المذكرة .
3) بطاقة البريد .
× مستندات الشراء و البيع :
1- رسالة استفسار : يرسلها المشترى للبائع يستفسر عن أسعار السلع التي يرغب في شرائها و
كذلك شروط الدفع و التسليم .
2- رسالة تسعير : يرسلها البائع إلي المشتري رداً علي رسالة الاستفسار بخبرة بالكميات و الأصناف
و الأسعار للبضاعة التي يرغب في شرائها و كذلك شروط الدفع و التسليم .
3- رسالة طلب بضاعة : يرسلها المشتري للبائع ردا علي رسالة التسعير يطلب فيها إرسال البضاعة
التي يحتاجها بالأسعار و الشروط الواردة برسالة التسعير .
4- الفاتورة : هي مستند يرسله البائع إلي المشتري يبين فيها بالتفصيل أصناف البضاعة المباعة و كمياتها و أسعارها و ثمنها الكلي و كذلك المصاريف التي صرفها البائع علي البضاعة نيابة عن المشتري .
نلاحظ : 1- عبارة { ماعدا السهو و الخطـأ } مطبوعة بالفاتورة تعطي الحق للبائع بتصحيح الخطأ الذي
يظهر في الفاتورة نتيجة السهو .
2- يلصق بالفاتورة دمغة نوعية ثابتة إذا سددت الفاتورة كلها أو جزء منها ( نقدا أو بشيك ).
5- إشعار التسوية ( مدين ، دائن ) : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري بمبلغ أقل أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
6- كشف الحساب :
أ) أشعارات التسوية : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري " بمبلغ أقل " أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
أ) الإشعار الدائن ( خصم ) : يرسله البائع إلي المشتري تصحيح الخطأ أو سهو في الفاتورة الأصلية تسبب عنه مطالبته " بمبلغ أكبر " مما يجب علي المشتري الوفاء بــه.
رد: سكرتاريه عربي الاول مصراوى22
رد: مواد الصف الاول منقول شكرا لمن اعده مصراوى22
[]×تعريف السكرتارية : " هي " الوحدة التنظيمية التابعة لمديري و رؤساء العمل و يستند إليها إدارة و تنفيذ العمل و التنسيق بينها .
×أهم أعمال السكرتارية " هي " :
* القيام بالأعمال المكتبية . * تنظيم حركة المعاملات الواردة و الصادرة .
* إعداد المذكرات و التقارير . * أعمال الاتصال . * حفظ المستندات .
[]×السكرتير " هــــو " :الشخص الذي يعاون الرئيس أو المدير و يكون موضع ثقة في إنجاز الإعمال الهامة و السرية .
×من أهم الصفات الشخصية للسكرتير " هي " :
* كتم الأسرار . * الذكاء . * القدرة اللغوية . * المظهر المناسب .
* تحمل المسئولية . * النشاط و الحركة . * الشجاعة و الإقدام . * الثبات الانفعالي .
×المعلومات اللازمة لأداء السكرتير " هي " :
1) المعلومات الأساسية عن المنشأة . 2) دقـــــائـــــق الــعمـــــل .
3) اللوائح و القوانين . 4) البيانات و الإحصائيات .
5) إعداد و تجهيز الاجتماعات . 6) إدارة و تنظيم المكاتب .
[) القانون التجاري . مهارات اللغات الأجنبية .
×المهارات الفنية اللازمة لأداء عمل السكرتير " هي " :
( أ ) مع نفســـه { ذاتــــه } :
1) كتم السر . 2) تنمية الذات .
3) تقبل النقد . 4) ابعد عما يثير الشك .
5) المحافظة علي آلات و معدات العمل . 6) البعد عن السلوك غير المستحب
( ب ) برئـــيــــــه :
1) احترام الرئيس . 2) احترام مواعيد العمل . 3) عدم إساءة استخدام السلطة .
4) حل بعض مشكلات العمل . 5) تنفيذ الإعمال بالشكل المناسب .
6) الابتعاد عن ما يثير الشك. 7) المحافظة علي الآلات و المعدات المكتب .
( جـ ) مـــع زمــلائـــه :
1) حسن المعاملة . 2) عدم التدخل في اختصاصاتهم . 3) عدم التكبر أو التعالي.
4) تجنب السلبية . 5) التعاون .
( د ) مع الزائرين و العمـلاء :
1) اللباقة و التأديب . 2) مساعدتهم و العمل علي تحقيق مطالبتهم .
3) حسن الاســـتقبال . 4) التأكد من جدوى زيارتهم .
[
1- سكرتارية خــــاصــــة : و هي تعاون رئيس العمل أو المدير في إنجاز أعمالة الـهـامــة .
2- سكرتارية عـامـة : وهي تعاون الإدارة و الأقسام المختلفة علي سير أعمالها و تقوم بكافة أعمال
3- سكرتارية متخـصـصـة : وهي تتولي مسئولية تقديم الاستشارات الفنية في المجالات المختلفة.
أولاً : مسئوليات و أعمال السكرتير الـخـاص :
1) استقبال الزوار . 2) تنظيم وقت المدير .
3) إبلاغ أوامر الرئيس للإدارة . 4) تنظيم الحفلات .
[) القيام بالإعمال المكتبية .
6) الإطلاع علي الصحف و تلخيصها للرئيس .
7) فتح الخطابات التي ترد للرئيس ماعدا الشخصية و السرية .
* الصفات الشخصية للسكرتير الـخـاص :
1) الذكاء و قوة الذاكرة . 2) المهر المناسب . 3) الأمانة و كتم الإسرار .
4) حسن التصرف . 5) تحمل المسئولية . 6) الإخلاص .
×المهارات الفنية للسكرتير الخاص :
* تصنيف الزوار و تنظيم مقابلاتهم .
* إعداد المراسلات و معالجة البريد الوارد و الصادر .
* المهارات لغوية و الإلمام باللغات الأجنبية . * تنظيم الاجتماعات .
ثانياً : أقسام السكرتارية العامــة:
& قسم الاســتعـلامـات :
1) استقبال المترددين . 2) تسجيل بيانات المترددين .
3) توجيه المترددين للإدارات التي يرغبون التوجه إليها .
4) استلام المراسلات و المكالمات و البرقيات .
& قسم الاتصال التليفوني :
1) يقوم بنقل و تركيب التليفون . 2) استقبال الإشارات التليفونية .
3) الاحتفاظ بأرقام تليفونات الإدارات . 4) تقوم بالصيانة المستمرة لأجهزة التليفون .
& قسم المحفوظات :
1) استلام البريد الوارد . 2) توزيع البريد الوارد علي الإدارات المختصة .
3) قيد البريد الصادر . 4) الإشراف علي إدارة الأرشيف .
5) تسجيل دخول و خروج الملفات .
& قسم شئون المبني :
1) توزيع العمل علي السعاه و العمال . 2) مراقبة نظام المبني .
3) صيانة و إصلاح المبني . 4) الأشراف علي تشغيل المصاعد .
5) توفير أدوات نظافة المبني .
& قسم الطباعة و النسـخ :
1) القيام بالطباعة و الاحتفاظ بالأصول . 2) القيام بأعمال صيانة الحاسب الآلي .
3) كتابة ما يرد إليها ثم تسليمها للإدارات الواردة منها .
& قسم شـئون علاقات العمل :
و تقوم بالإشـراف علي :- { النشاط الـثـقــافـــي و الاجتمــاعــي و الريــاضـــي }
& قسم الشئون الماليـــة :
1) القيام بأعمال السلفه المستديمة . 2) الصرف علي المشتريات ، و الإصلاحات ، ومصايف النقل.
3) فتح و إمساك السجلات المخزنيه. 4) مراجعة استمارات بدل ســــفر العاملين .
[]ثالثاً : السكرتارية المتخصصــة { الفنية }:و تنقسم إلي :-
1- السكرتير القانوني :
* إبداء الرأي في اللوائح و القوانين . * فحص جميع الموضوعات القانونية الواردة .
* مراجعة جميع العقود التي تعقدها المنشأة .
* فحص القضايا المرفوعة من وضد الجهة التي يعمل بها .
* بحث الشكاوى التي تصل من الأفــراد .
[
2- السكرتير الصحفـي :
* متابعة الصحف و المحلات المحلية و الأجنبية .
*جمع الأخبار التي تحتوي علي نقد ضد أو لصالح رئيسه .
* أعداد ملخص للأخبار التي تهم رئيسه .
* تنظيم المؤتمرات الصحفية . * أعداد تقرير عن المؤتمرات الصحفية .
3- السكرتير الأخصائي :
[]* جمع البيانات الإحصائية من مصادرها الأصلية .
*الاستعانة بالمنظمات الخاصة بجمع المعلومات في الحصول علي بيانات إحصائية .
* عرض البيانات الإحصائية علي الرئيس في أشكال بيانية .
[]* حفظ البيانات بأسلوب علمي بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة .
4- سكرتير شئون المجالس الشعبية :
*مكانة : مكاتب الوزراء و رؤساء مجالس الإدارة و هو مسئول عن الاتصال السياسي و الشعبي .
]× أهم أعمالة :* استلام جداول جلسات المجالس و عرضها علي الرئيس .
* تلقي توجيهات الرئيس في إعداد المذكرات .
* استقبال أعضاء المجالس .
* استلام الشكاوى و التظلمات الواردة من المجالس .
[- سكرتير الطباعة و النسخ :
* كتابة البحوث و التقارير . *كتابة الخطابات المرسلة .
* حفظ هذه المكاتبات .
[]*مكانة : المستشفيات ( الخاصــة و العامــة ) ، العيادات الكبرى .
× أهم أعمالة :* إجراء الرتيبات اللازمة بالمستشفي لدخول المرض .
* تحصيل قيمة الكشف و إيداعه بالبنك . * الاحتفاظ بسجلات الأطباء ، المرضي .
* كتابة الرسائل و التقارير التي يعدها الطبيب . * معالجة البريد الوارد و الصادر .
[]* تزويد المستشفيات و العيادات بالمستلزمات الطبية .
6- السكرتير التعليمي :
[]*مكانة : الكليات الجامعية و المعاهد و المدارس .
× أهم أعمالة :
* عرض البريد الوارد علي الرئيس و أعضاء التدريس . * استقبال الأفراد و توجيههم .
* الأعمال الكتابية و إعداد التقارير و المذكرات . * إعداد الخطابات الصادرة و تسجيلها.
* حف الأوراق و المستندات و ترتيبها لسهولة الوصول إليها .
[7- السكرتارية الفندقية :
[]* تنظيم المقابلات و الاتصال بالنزلاء و شركات السياحة و الجهات الحكومية .
[]* استقبال النزلاء و القيام بالحجز و التسكين. * الرد علي استفسارات العملاء .
* محاسبة العملاء عن مدة الإقامة.
* المعاونة في المتابعات الداخلية و الخارجية للفندق .
×الاتصال في مجال السكرتارية :
* تعريف الاتصال :هو تبادل و نقل معلومات من شخص إلي أخر باستخدام وسيلة اتصال . .
×أهمية الاتصال:
& أولاً : أهمية الاتصال بالنسبة للعاملين :
1- توفير المعلومات و البيانات . 2- معرفة ما يحدث بالمنشأة .
3- توصيل أفكار و أوامر القادة للعاملين .
& ثانيــاً : أهمية الاتصال بالنسبة للقائــــد :
1- تزويده بالمعلومات الصحيحة . 2- تعريفة بحقيقة ما يجري بالمنشأة .
3- تمكينه من التأثير علي العاملين . 4- التنسيق بين القادة .
& ثالـثــاً : أهمية الاتصـال بالنسبة للجمهـور :
1- تعريف الجمهور بالجهد المبذول في الشركة . 2- معرفة أي الجمهور في الإنتاج و الخدمات .
×وظائف الاتصال: 1- استقبال و نقل الرسائل و الاحتفاظ بالمعلومات .
2- استخدام المعلومات في اتخاذ القرارات . 3- التأثير في الأشخاص .
4- أداه من أدوات الثقافة و التعليم و التعلم .
×أهمية الاتصال في عمل المكتب :
بالاتصال تستمر حياة المنشأة للحصول علي المعلومات في الوقت المناسب و بالدقة المطلوبة.
[]×أهـداف الاتصالات الــحـديثــة :
* أولاً: علي المستوي الداخلي : 1- إنجاز الأعمال . 2- تقوية العلاقة بين العاملين .
[- وجو تفاهم بين العاملين و الإدارة .
* ثانياً: علي المستوي الخارجي : 1- دعاية و إعلان .
2- الاتصال بالعملاء و المردين . 3- المساهمة في اتخاذ القرارات .
[]عناصر الاتصال { أربعــة }
[) مــــرســــــل
يبـدأ الاتصــال
2) الـــرســـالــــة
مــضمــون الأمــــر
[) قناة الاتصال
( طريقة الاتصال )
شفوية / مرئية / حديث / اجتماع
[) المستقبل
الذي يصل إليه الأمر
[I]×أنـواع الاتصالات ( رسمية و غير رسمية :
* أولاً: الاتصالات الرسمية : 1- اتصالات هابطة: من أعلي لأسفل ( عليا – وسطي – دنيا ) . 2- اتصالات صاعدة: من أسفل لأعلي ( معلومات لعمل المشاكل ) .
[- اتصالات أفقية : بين الأقسام و الإدارات في المستوي الواحد .
[]* ثانياً: الاتصالات غير رسمية : " مثل " احتفالات قومية و دينية
[I]أساليب الاتصال
[]× مباشرة
اجتماعات / لجان / مقابلات / محاضرات
× غير مباشرة
المراسلات / التليفون / البرقيات / الإنترنت
[]وسائل الاتصال
× مكتوبة
الرسائل / التقارير / المذكرات / البرقيات
القرارات / النشرات
[]× شفهية
تليفون / مقابلات / اجتماعات
محاضرات / ندوات
[]×أهمية الرسائل في أنجاز الأعمال { مزاياها }:
1- وسيلة أثبات . 2- مرجع للمستقبل . 3- تعزز المكالمة التليفونية.
4- أرخص أنواع الإعلان. 5- مستند للقيد في المحاسبة. 6- توفير الوقت و الجهد.
[1/Temp/msohtml1/01/clip_image053.gif[/IMG]×الشروط الموضوعية للرسالة : { الإيجاز – البساطة – قوة التعبير – الموضوعية }
[G]× صفات الرسالة الجيدة : { الاختصار – الوضوح – السهولة – الذوق و اللياقة }
[]× أنواع المراســــلات : { خــاصـــة – حـكــومــيــة – تـجــاريــة }
[]× الرسائل الخاصــة : هي المتبادلة بين الأهل و الأقارب و الأصحاب في المناسبات المختلفة
[]× الرسائل الحكومية : تستعمل بين الإدارات الحكومية أو بين الأفراد و الإدارة الحكومية .
[]× الرسائل التجارية : يتبادلها التجار بعضهم ببعض و هي خاصة بالعمليات التجارية .
[]×تنقسم الرسائل التجارية إلي: 1- رسائل تجارية عادية . 2-مذكرات. 3-بطاقة البريد .
[]& ملحوظة :
ترسل المذكرة و البطاقة البريدية في حالة إرسال بيانات غير رسمية و اختصاراً للوقت و التكاليف .
× التقارير:هي عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين و استخلاص النتائج ثم وضع الاقتراحات و التوصيات
[]× المذكرة:تقرير صغير الحجم يتضمن مشكلة بأسلوب متسلسل من موظف أقل إلي الرئيس .
[
× داخــــلــــيــــة
عادية / مستعجلة / تهنئة / خالصة الرد
× خـارجـــيــــة
عادية / مستعجلة / خالصة الرد / لاسلكية مع السفر
× رسائل التعزيز : هي رسالة عادية ترسل بعد البرقية أو المكالمة التليفونية .
[]× الغرض منها : 1- زيادة إيضاح البرقية . 2- التأكد من عدم وقوع أي خطأ .
3- أثبـات نـص البرقيـة .
[G]× القرارات : هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصده شخص له صلاحيات و سلطات و يتضمن البسملة و جهته و رقمه و تاريخ القرار و الحيثيات النظامية التي أستند إليها القرار في جزء مستقل .
[]× النشرات الدورية : قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعاملين
بها مثل نشرة بعلاوات أو ترقيات .
[I ]
* شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية :
1- الدفع عند الطلب : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
2- الدفع عند الاستلام : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها .
3- الدفع فواً : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة خلال ثلاثة أيام من تاريخ الاستلام .
4- الدفع نقداً : يقوم المشتري بالسداد خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام .
[- الدفع بالأجل : يقوم المشتري بالسداد بعد مدة معينة متفق عليها { تاريخ الاستحقاق } .
* شروط التسليم المتبعة في التجارة الداخلية :
[- تسليم محل البائع : يظهر بالفاتورة م . لف و حزم و المشال و الإكراميات و
مصاريف نقل بالعربات و م . نقل السكة الحديدية .
[- تسليم محل البائع : و يظهر بالفاتورة م. لف و حزم و أجرة السكة الحديد .
[- تسليم محطة المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
[- تسليم محل المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
* لاحـــــــظ : في جميع الحالات تظهر م . لـــف و حــــزم فـــقــــط .
[I]× الخصــم : هو نسبة مئوية يمنحها البائع للمشتري بمثابة تخفيض من قيمة البضاعة .
[]× أنواع الخصــم :
[]أ) خصم نقدي { خصم تحميل الدفع } :
[]* يمنح للمشترى إذا تم السداد قبل الموعد المتفق عليه لا تظهر بالفاتورة .
ب ) خصم تجاري :
[]* يخصم من ثمن البضاعة المثبت بالفاتورة و يظهر مطروحا من القيمة الكلية للبضاعة .
[]× التسعيرة : هي جدول أو نشرة تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع
الضرورية و هي أسعار ملزمة للتجار حرصاً علي مصلحة الشعب .
[IMG]file://× قائمة الأسعار { كتالوج } :
[]هي قوائم أو نشرات يصدها كبار التجار و المنجين فتضمن أصناف البضائع التي يبيعونها أو ينتجونها و السعر المحدد لكل منها ( كتالوج ) بغرض الدعاية لبضائعهم .
[
1) رسائل تجارية عادية: تتداول بين التجار بغرض الاستفسار أو تسعير أو طلب بضاعة و كذلك شكوى أو اعتزا عن شيء
2) المذكرة .
3) بطاقة البريد .
× مستندات الشراء و البيع :
1- رسالة استفسار : يرسلها المشترى للبائع يستفسر عن أسعار السلع التي يرغب في شرائها و
كذلك شروط الدفع و التسليم .
2- رسالة تسعير : يرسلها البائع إلي المشتري رداً علي رسالة الاستفسار بخبرة بالكميات و الأصناف
و الأسعار للبضاعة التي يرغب في شرائها و كذلك شروط الدفع و التسليم .
3- رسالة طلب بضاعة : يرسلها المشتري للبائع ردا علي رسالة التسعير يطلب فيها إرسال البضاعة
التي يحتاجها بالأسعار و الشروط الواردة برسالة التسعير .
4- الفاتورة : هي مستند يرسله البائع إلي المشتري يبين فيها بالتفصيل أصناف البضاعة المباعة و كمياتها و أسعارها و ثمنها الكلي و كذلك المصاريف التي صرفها البائع علي البضاعة نيابة عن المشتري .
نلاحظ : 1- عبارة { ماعدا السهو و الخطـأ } مطبوعة بالفاتورة تعطي الحق للبائع بتصحيح الخطأ الذي
يظهر في الفاتورة نتيجة السهو .
2- يلصق بالفاتورة دمغة نوعية ثابتة إذا سددت الفاتورة كلها أو جزء منها ( نقدا أو بشيك ).
5- إشعار التسوية ( مدين ، دائن ) : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري بمبلغ أقل أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
6- كشف الحساب :
أ) أشعارات التسوية : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري " بمبلغ أقل " أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
أ) الإشعار الدائن ( خصم ) : يرسله البائع إلي المشتري تصحيح الخطأ أو سهو في الفاتورة الأصلية تسبب عنه مطالبته " بمبلغ أكبر " مما يجب علي المشتري الوفاء بــه.
[]×تعريف السكرتارية : " هي " الوحدة التنظيمية التابعة لمديري و رؤساء العمل و يستند إليها إدارة و تنفيذ العمل و التنسيق بينها .
×أهم أعمال السكرتارية " هي " :
* القيام بالأعمال المكتبية . * تنظيم حركة المعاملات الواردة و الصادرة .
* إعداد المذكرات و التقارير . * أعمال الاتصال . * حفظ المستندات .
[]×السكرتير " هــــو " :الشخص الذي يعاون الرئيس أو المدير و يكون موضع ثقة في إنجاز الإعمال الهامة و السرية .
×من أهم الصفات الشخصية للسكرتير " هي " :
* كتم الأسرار . * الذكاء . * القدرة اللغوية . * المظهر المناسب .
* تحمل المسئولية . * النشاط و الحركة . * الشجاعة و الإقدام . * الثبات الانفعالي .
×المعلومات اللازمة لأداء السكرتير " هي " :
1) المعلومات الأساسية عن المنشأة . 2) دقـــــائـــــق الــعمـــــل .
3) اللوائح و القوانين . 4) البيانات و الإحصائيات .
5) إعداد و تجهيز الاجتماعات . 6) إدارة و تنظيم المكاتب .
[) القانون التجاري . مهارات اللغات الأجنبية .
×المهارات الفنية اللازمة لأداء عمل السكرتير " هي " :
( أ ) مع نفســـه { ذاتــــه } :
1) كتم السر . 2) تنمية الذات .
3) تقبل النقد . 4) ابعد عما يثير الشك .
5) المحافظة علي آلات و معدات العمل . 6) البعد عن السلوك غير المستحب
( ب ) برئـــيــــــه :
1) احترام الرئيس . 2) احترام مواعيد العمل . 3) عدم إساءة استخدام السلطة .
4) حل بعض مشكلات العمل . 5) تنفيذ الإعمال بالشكل المناسب .
6) الابتعاد عن ما يثير الشك. 7) المحافظة علي الآلات و المعدات المكتب .
( جـ ) مـــع زمــلائـــه :
1) حسن المعاملة . 2) عدم التدخل في اختصاصاتهم . 3) عدم التكبر أو التعالي.
4) تجنب السلبية . 5) التعاون .
( د ) مع الزائرين و العمـلاء :
1) اللباقة و التأديب . 2) مساعدتهم و العمل علي تحقيق مطالبتهم .
3) حسن الاســـتقبال . 4) التأكد من جدوى زيارتهم .
[
1- سكرتارية خــــاصــــة : و هي تعاون رئيس العمل أو المدير في إنجاز أعمالة الـهـامــة .
2- سكرتارية عـامـة : وهي تعاون الإدارة و الأقسام المختلفة علي سير أعمالها و تقوم بكافة أعمال
3- سكرتارية متخـصـصـة : وهي تتولي مسئولية تقديم الاستشارات الفنية في المجالات المختلفة.
أولاً : مسئوليات و أعمال السكرتير الـخـاص :
1) استقبال الزوار . 2) تنظيم وقت المدير .
3) إبلاغ أوامر الرئيس للإدارة . 4) تنظيم الحفلات .
[) القيام بالإعمال المكتبية .
6) الإطلاع علي الصحف و تلخيصها للرئيس .
7) فتح الخطابات التي ترد للرئيس ماعدا الشخصية و السرية .
* الصفات الشخصية للسكرتير الـخـاص :
1) الذكاء و قوة الذاكرة . 2) المهر المناسب . 3) الأمانة و كتم الإسرار .
4) حسن التصرف . 5) تحمل المسئولية . 6) الإخلاص .
×المهارات الفنية للسكرتير الخاص :
* تصنيف الزوار و تنظيم مقابلاتهم .
* إعداد المراسلات و معالجة البريد الوارد و الصادر .
* المهارات لغوية و الإلمام باللغات الأجنبية . * تنظيم الاجتماعات .
ثانياً : أقسام السكرتارية العامــة:
& قسم الاســتعـلامـات :
1) استقبال المترددين . 2) تسجيل بيانات المترددين .
3) توجيه المترددين للإدارات التي يرغبون التوجه إليها .
4) استلام المراسلات و المكالمات و البرقيات .
& قسم الاتصال التليفوني :
1) يقوم بنقل و تركيب التليفون . 2) استقبال الإشارات التليفونية .
3) الاحتفاظ بأرقام تليفونات الإدارات . 4) تقوم بالصيانة المستمرة لأجهزة التليفون .
& قسم المحفوظات :
1) استلام البريد الوارد . 2) توزيع البريد الوارد علي الإدارات المختصة .
3) قيد البريد الصادر . 4) الإشراف علي إدارة الأرشيف .
5) تسجيل دخول و خروج الملفات .
& قسم شئون المبني :
1) توزيع العمل علي السعاه و العمال . 2) مراقبة نظام المبني .
3) صيانة و إصلاح المبني . 4) الأشراف علي تشغيل المصاعد .
5) توفير أدوات نظافة المبني .
& قسم الطباعة و النسـخ :
1) القيام بالطباعة و الاحتفاظ بالأصول . 2) القيام بأعمال صيانة الحاسب الآلي .
3) كتابة ما يرد إليها ثم تسليمها للإدارات الواردة منها .
& قسم شـئون علاقات العمل :
و تقوم بالإشـراف علي :- { النشاط الـثـقــافـــي و الاجتمــاعــي و الريــاضـــي }
& قسم الشئون الماليـــة :
1) القيام بأعمال السلفه المستديمة . 2) الصرف علي المشتريات ، و الإصلاحات ، ومصايف النقل.
3) فتح و إمساك السجلات المخزنيه. 4) مراجعة استمارات بدل ســــفر العاملين .
[]ثالثاً : السكرتارية المتخصصــة { الفنية }:و تنقسم إلي :-
1- السكرتير القانوني :
* إبداء الرأي في اللوائح و القوانين . * فحص جميع الموضوعات القانونية الواردة .
* مراجعة جميع العقود التي تعقدها المنشأة .
* فحص القضايا المرفوعة من وضد الجهة التي يعمل بها .
* بحث الشكاوى التي تصل من الأفــراد .
[
2- السكرتير الصحفـي :
* متابعة الصحف و المحلات المحلية و الأجنبية .
*جمع الأخبار التي تحتوي علي نقد ضد أو لصالح رئيسه .
* أعداد ملخص للأخبار التي تهم رئيسه .
* تنظيم المؤتمرات الصحفية . * أعداد تقرير عن المؤتمرات الصحفية .
3- السكرتير الأخصائي :
[]* جمع البيانات الإحصائية من مصادرها الأصلية .
*الاستعانة بالمنظمات الخاصة بجمع المعلومات في الحصول علي بيانات إحصائية .
* عرض البيانات الإحصائية علي الرئيس في أشكال بيانية .
[]* حفظ البيانات بأسلوب علمي بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة .
4- سكرتير شئون المجالس الشعبية :
*مكانة : مكاتب الوزراء و رؤساء مجالس الإدارة و هو مسئول عن الاتصال السياسي و الشعبي .
]× أهم أعمالة :* استلام جداول جلسات المجالس و عرضها علي الرئيس .
* تلقي توجيهات الرئيس في إعداد المذكرات .
* استقبال أعضاء المجالس .
* استلام الشكاوى و التظلمات الواردة من المجالس .
[- سكرتير الطباعة و النسخ :
* كتابة البحوث و التقارير . *كتابة الخطابات المرسلة .
* حفظ هذه المكاتبات .
[]*مكانة : المستشفيات ( الخاصــة و العامــة ) ، العيادات الكبرى .
× أهم أعمالة :* إجراء الرتيبات اللازمة بالمستشفي لدخول المرض .
* تحصيل قيمة الكشف و إيداعه بالبنك . * الاحتفاظ بسجلات الأطباء ، المرضي .
* كتابة الرسائل و التقارير التي يعدها الطبيب . * معالجة البريد الوارد و الصادر .
[]* تزويد المستشفيات و العيادات بالمستلزمات الطبية .
6- السكرتير التعليمي :
[]*مكانة : الكليات الجامعية و المعاهد و المدارس .
× أهم أعمالة :
* عرض البريد الوارد علي الرئيس و أعضاء التدريس . * استقبال الأفراد و توجيههم .
* الأعمال الكتابية و إعداد التقارير و المذكرات . * إعداد الخطابات الصادرة و تسجيلها.
* حف الأوراق و المستندات و ترتيبها لسهولة الوصول إليها .
[7- السكرتارية الفندقية :
[]* تنظيم المقابلات و الاتصال بالنزلاء و شركات السياحة و الجهات الحكومية .
[]* استقبال النزلاء و القيام بالحجز و التسكين. * الرد علي استفسارات العملاء .
* محاسبة العملاء عن مدة الإقامة.
* المعاونة في المتابعات الداخلية و الخارجية للفندق .
×الاتصال في مجال السكرتارية :
* تعريف الاتصال :هو تبادل و نقل معلومات من شخص إلي أخر باستخدام وسيلة اتصال . .
×أهمية الاتصال:
& أولاً : أهمية الاتصال بالنسبة للعاملين :
1- توفير المعلومات و البيانات . 2- معرفة ما يحدث بالمنشأة .
3- توصيل أفكار و أوامر القادة للعاملين .
& ثانيــاً : أهمية الاتصال بالنسبة للقائــــد :
1- تزويده بالمعلومات الصحيحة . 2- تعريفة بحقيقة ما يجري بالمنشأة .
3- تمكينه من التأثير علي العاملين . 4- التنسيق بين القادة .
& ثالـثــاً : أهمية الاتصـال بالنسبة للجمهـور :
1- تعريف الجمهور بالجهد المبذول في الشركة . 2- معرفة أي الجمهور في الإنتاج و الخدمات .
×وظائف الاتصال: 1- استقبال و نقل الرسائل و الاحتفاظ بالمعلومات .
2- استخدام المعلومات في اتخاذ القرارات . 3- التأثير في الأشخاص .
4- أداه من أدوات الثقافة و التعليم و التعلم .
×أهمية الاتصال في عمل المكتب :
بالاتصال تستمر حياة المنشأة للحصول علي المعلومات في الوقت المناسب و بالدقة المطلوبة.
[]×أهـداف الاتصالات الــحـديثــة :
* أولاً: علي المستوي الداخلي : 1- إنجاز الأعمال . 2- تقوية العلاقة بين العاملين .
[- وجو تفاهم بين العاملين و الإدارة .
* ثانياً: علي المستوي الخارجي : 1- دعاية و إعلان .
2- الاتصال بالعملاء و المردين . 3- المساهمة في اتخاذ القرارات .
[]عناصر الاتصال { أربعــة }
[) مــــرســــــل
يبـدأ الاتصــال
2) الـــرســـالــــة
مــضمــون الأمــــر
[) قناة الاتصال
( طريقة الاتصال )
شفوية / مرئية / حديث / اجتماع
[) المستقبل
الذي يصل إليه الأمر
[I]×أنـواع الاتصالات ( رسمية و غير رسمية :
* أولاً: الاتصالات الرسمية : 1- اتصالات هابطة: من أعلي لأسفل ( عليا – وسطي – دنيا ) . 2- اتصالات صاعدة: من أسفل لأعلي ( معلومات لعمل المشاكل ) .
[- اتصالات أفقية : بين الأقسام و الإدارات في المستوي الواحد .
[]* ثانياً: الاتصالات غير رسمية : " مثل " احتفالات قومية و دينية
[I]أساليب الاتصال
[]× مباشرة
اجتماعات / لجان / مقابلات / محاضرات
× غير مباشرة
المراسلات / التليفون / البرقيات / الإنترنت
[]وسائل الاتصال
× مكتوبة
الرسائل / التقارير / المذكرات / البرقيات
القرارات / النشرات
[]× شفهية
تليفون / مقابلات / اجتماعات
محاضرات / ندوات
[]×أهمية الرسائل في أنجاز الأعمال { مزاياها }:
1- وسيلة أثبات . 2- مرجع للمستقبل . 3- تعزز المكالمة التليفونية.
4- أرخص أنواع الإعلان. 5- مستند للقيد في المحاسبة. 6- توفير الوقت و الجهد.
[1/Temp/msohtml1/01/clip_image053.gif[/IMG]×الشروط الموضوعية للرسالة : { الإيجاز – البساطة – قوة التعبير – الموضوعية }
[G]× صفات الرسالة الجيدة : { الاختصار – الوضوح – السهولة – الذوق و اللياقة }
[]× أنواع المراســــلات : { خــاصـــة – حـكــومــيــة – تـجــاريــة }
[]× الرسائل الخاصــة : هي المتبادلة بين الأهل و الأقارب و الأصحاب في المناسبات المختلفة
[]× الرسائل الحكومية : تستعمل بين الإدارات الحكومية أو بين الأفراد و الإدارة الحكومية .
[]× الرسائل التجارية : يتبادلها التجار بعضهم ببعض و هي خاصة بالعمليات التجارية .
[]×تنقسم الرسائل التجارية إلي: 1- رسائل تجارية عادية . 2-مذكرات. 3-بطاقة البريد .
[]& ملحوظة :
ترسل المذكرة و البطاقة البريدية في حالة إرسال بيانات غير رسمية و اختصاراً للوقت و التكاليف .
× التقارير:هي عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين و استخلاص النتائج ثم وضع الاقتراحات و التوصيات
[]× المذكرة:تقرير صغير الحجم يتضمن مشكلة بأسلوب متسلسل من موظف أقل إلي الرئيس .
[
× داخــــلــــيــــة
عادية / مستعجلة / تهنئة / خالصة الرد
× خـارجـــيــــة
عادية / مستعجلة / خالصة الرد / لاسلكية مع السفر
× رسائل التعزيز : هي رسالة عادية ترسل بعد البرقية أو المكالمة التليفونية .
[]× الغرض منها : 1- زيادة إيضاح البرقية . 2- التأكد من عدم وقوع أي خطأ .
3- أثبـات نـص البرقيـة .
[G]× القرارات : هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصده شخص له صلاحيات و سلطات و يتضمن البسملة و جهته و رقمه و تاريخ القرار و الحيثيات النظامية التي أستند إليها القرار في جزء مستقل .
[]× النشرات الدورية : قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعاملين
بها مثل نشرة بعلاوات أو ترقيات .
[I ]
* شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية :
1- الدفع عند الطلب : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
2- الدفع عند الاستلام : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها .
3- الدفع فواً : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة خلال ثلاثة أيام من تاريخ الاستلام .
4- الدفع نقداً : يقوم المشتري بالسداد خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام .
[- الدفع بالأجل : يقوم المشتري بالسداد بعد مدة معينة متفق عليها { تاريخ الاستحقاق } .
* شروط التسليم المتبعة في التجارة الداخلية :
[- تسليم محل البائع : يظهر بالفاتورة م . لف و حزم و المشال و الإكراميات و
مصاريف نقل بالعربات و م . نقل السكة الحديدية .
[- تسليم محل البائع : و يظهر بالفاتورة م. لف و حزم و أجرة السكة الحديد .
[- تسليم محطة المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
[- تسليم محل المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
* لاحـــــــظ : في جميع الحالات تظهر م . لـــف و حــــزم فـــقــــط .
[I]× الخصــم : هو نسبة مئوية يمنحها البائع للمشتري بمثابة تخفيض من قيمة البضاعة .
[]× أنواع الخصــم :
[]أ) خصم نقدي { خصم تحميل الدفع } :
[]* يمنح للمشترى إذا تم السداد قبل الموعد المتفق عليه لا تظهر بالفاتورة .
ب ) خصم تجاري :
[]* يخصم من ثمن البضاعة المثبت بالفاتورة و يظهر مطروحا من القيمة الكلية للبضاعة .
[]× التسعيرة : هي جدول أو نشرة تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع
الضرورية و هي أسعار ملزمة للتجار حرصاً علي مصلحة الشعب .
[IMG]file://× قائمة الأسعار { كتالوج } :
[]هي قوائم أو نشرات يصدها كبار التجار و المنجين فتضمن أصناف البضائع التي يبيعونها أو ينتجونها و السعر المحدد لكل منها ( كتالوج ) بغرض الدعاية لبضائعهم .
[
1) رسائل تجارية عادية: تتداول بين التجار بغرض الاستفسار أو تسعير أو طلب بضاعة و كذلك شكوى أو اعتزا عن شيء
2) المذكرة .
3) بطاقة البريد .
× مستندات الشراء و البيع :
1- رسالة استفسار : يرسلها المشترى للبائع يستفسر عن أسعار السلع التي يرغب في شرائها و
كذلك شروط الدفع و التسليم .
2- رسالة تسعير : يرسلها البائع إلي المشتري رداً علي رسالة الاستفسار بخبرة بالكميات و الأصناف
و الأسعار للبضاعة التي يرغب في شرائها و كذلك شروط الدفع و التسليم .
3- رسالة طلب بضاعة : يرسلها المشتري للبائع ردا علي رسالة التسعير يطلب فيها إرسال البضاعة
التي يحتاجها بالأسعار و الشروط الواردة برسالة التسعير .
4- الفاتورة : هي مستند يرسله البائع إلي المشتري يبين فيها بالتفصيل أصناف البضاعة المباعة و كمياتها و أسعارها و ثمنها الكلي و كذلك المصاريف التي صرفها البائع علي البضاعة نيابة عن المشتري .
نلاحظ : 1- عبارة { ماعدا السهو و الخطـأ } مطبوعة بالفاتورة تعطي الحق للبائع بتصحيح الخطأ الذي
يظهر في الفاتورة نتيجة السهو .
2- يلصق بالفاتورة دمغة نوعية ثابتة إذا سددت الفاتورة كلها أو جزء منها ( نقدا أو بشيك ).
5- إشعار التسوية ( مدين ، دائن ) : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري بمبلغ أقل أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
6- كشف الحساب :
أ) أشعارات التسوية : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري " بمبلغ أقل " أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
أ) الإشعار الدائن ( خصم ) : يرسله البائع إلي المشتري تصحيح الخطأ أو سهو في الفاتورة الأصلية تسبب عنه مطالبته " بمبلغ أكبر " مما يجب علي المشتري الوفاء بــه.
رد: سكرتاريه عربي الاول مصراوى22
أولاً / أسئلة كلامية : " هام جداً جداً جداً
1] هناك مجموعة من القواعد و المبادئ التي تحكم سلوك السكرتير :
](أ) مع نفسه . (ب) مع رئيسة . (جـ)مع زملاؤه . (د) مع الزائرين.
ç وضح هذه القواعد و المبادئ لكل منهما :
جـ أ ) مع نفسه :1. كتم السر . 2. تنمية ذاته وقدراته .
3. البعد عن السلوك الغير مستحب . 4. يحافظ علي آلات و معدات المكتب.
جـ ب ) مع رئيسة : 1. احترام الرئيس . 2. حسن الاستماع للرئيس .
3. تنفيذ الأعمال المطلوبة منه بالشكل المناسب .
جـ ج ) مع زملائة :1. حسن معاملة الزملائة. 2. التعاون مع الزملاء .
3. تجنب السلبية و الإهمال . 4. عدم التكبر .
جـ د ) مع الزائرين :1. استقبال الجميع بالترحيب . 2. اللياقة و الأدب في الحديث .
[3. مقابلة و توجية الزائرين . 4. التأكد من جدوي الزائرين و أهميتها.
[IG]2] أذكر أهم اختصاصات كلاً من :-
(أ) قسم الاستعلامات . (ب) قسم المحفوظات . (جـ)قسم شئون المبني .
جـ أ ) قسم الاستعلامات :1. استقبال المترددين علي المنشأة و تسجيل بياناتهم .
2. توجية و أرشاد المترددين علي المنشاة .
3. استلام المراسلات و الإرشادات التليفونية و البرقيات الوارده.
جـ ب ) قسم المحفوظات :1. استلام البريد الوارد. 2. فرز و توزيع البريد الوارد .
3. قيد البريد الصادر في السجل . 4. تسجيل دخول وخروج الملفات.
جـ ج ) قسم شئون المبني :1. توزيع العمل علي العمال . 2. مراقبة نظام المبني .
3. صيانة و إصلاح مرافق المبني . 4. توفي الأدوات اللازمة لنظافة المبني.
[I/] عرف كلاً من :-(أ) القرار . (ب) النشرات الدورية . (جـ)البرقية . (د) الرسالة الداخلية.
جـ أ] القرار: هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصدرها شخص له صلاحية وسلطات و يتضمن المشكلة ورقم تاريخ القرار و الأسباب التي أستند عليها القرار .
جـ ب] النشرات الدورية " أو { الكتابات الدورية }: هي قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعمل بـــهــــا .
جـ ج] البرقية: هي رسالة نختصره ترسل مستعجلة توفيراً للوقت.
[]جـ د] الرسالة الداخلية: هي التي يتم تبادلها بين الإدارات أو الأقسام الإدارية داخل المنشأة الواحدة.
4] ما هي أهم شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية ؟
ج1) الدوافع عند الطلب: يدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
ج2) الدوافع عند الاستلام: يدفع ثمن البضاعة عند إستلامها.
ج3) الدفع فوراً: يدفع ثمن البضاعة خلال 3 أيام من تاريخ الاستلام .
ج4) الدفع نقداً: يدفع ثمن البضاعة خلال أيام من تاريخ الاستلام .
[]ج5) الدفع بالأجل: يدفع ثمن البضاعة بعد مده معينة متفق عليها .
5] ما هي أنواع الاتصالات " تكلمي عنها بالتفصيل " ؟
(أ) اتصالات رسمية (( صاعده - هابطة - أفقيـــة )).
[](ب) إتصالات غير رسمية تتم بعيداً عن الرسميات مثل الحفلات بأنواعها .
6] عرفي كلاً من التسعيرة و قائمة الأسعار ؟
×التسعيرة : هي نشره تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع الضرورية.
[]×قائمة الأسعار : هي نشرات يصدرها كبار و المنتجين مضمنة أصناف البضاعة و السعر المحدد لها.
7] ما هي الوقاعد الأساسية لكتابة الرسائل ؟
1. الإشارة للرسالة السابقة. 2. الرد علي الاستفسارات بالترتيب .
3. الانتهاء من فقرة لتبدأ فقرة جديدة . 4. البعد في الكتابة عن صيغة الأمر .
[. توفير الذوق و اللياقة .
8] ما يجب مراعاته لكتابة مذكرة جيدة ؟
1. دراسة موضوع المذكرة دراسة وافية. 2. استخدام العدد المناسب من الكلمات في كتابة المذكرة .
3. استخدام الشائع من الكلمات و اللغة المناسبة . 4. خلو المذكرة من أخطاء النحو و أخطاء الهجاء .
[. نهايتها تتضمن توجيهاً للمطلوب باتخاذه .
9] ما هي رسالة التفرير و ما هو الغرض منها ؟
×رسالة التقرير : هي رسالة عادية ترسل بعد إرسال البرقية أو المكالمة التليفونية .
×الغــرض منـــهــــا : 1) زيادة إيضاح معني البرقية أو المكالمة التليفونية .
2) التأكد من عدم وقوع أي خطأ في إرسال البرقية. 3) إثبات نص البرقية بها.
? س2 ) ضع علامة ( ü ) أو ( û ) .
1-
الإشراف علي النشاط الاجتماعي بالمنشأة من أعمال قسم الشئون المالية
( û )
2-
الاتصالات الرسمية تتم خارج نطاق العمل
( û )
3-
التقارير من الاتصالات الشفهية
( û )
4-
تنظيم دخول المترددين علي المنشأة و التحقق من شخصياتهم من اختصاص قسم المحفوظات
( û )
5-
الخصم التجاري هو تخفيض من الثمن الكلي للبضاعة و يظهر بالفاتورة
( ü )
6-
الخصم النقدي لا يظهر بالفاتورة
( ü )
7-
لا تثبت المصاريف التي صرفها البائع نيابة عن المشتري إذا كان شرط التسليم محل المشتري
( ü )
8-
من الصفات الشخصية للسكرتير مهارات التخطيط
( û )
9-
إذا ظهرت جميع المصروفات بالفاتورة يكون التسليم محل البائع
( ü)
10-
من السلوكيات الحميدة للسكرتير أداء العمل بإخلاص و دون رقيب
( ü)
11-
كل رسالة حكومية يجب أن تحمل رقماً معيناً
( ü)
12-
الاتصال الصاعد يكون من رئيس إلي مرؤس
( û )
13-
البرقيات الداخلية هي التي ترسل خارج مصر
( û )
14-
الاتصالات الأفقية هي اتصال الأقسام و الإدارة ذات مستوي واحد
( ü)
15-
الرسالة الحكومية التي تستعمل بين التجار
( û )
16-
الرسائل الحكومية تحمل رقماً معيناً
( ü)
× س3 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
المجموعة { أ }
المجموعة { ب }
1- الاتصالات الأفقية
2- التليفون
3- التقارير
4- الرسائل الخاصة
5- الرسائل التجارية
1- من وسائل الاتصالات الشفهية .
2- من أهم وسائل الاتصالات الكتابية .
3- يقصد بها الرسائل المتبادلة بين الأهل و الأقارب .
4- يقصد بها رسائل متبادلة بين التجار .
5- يقصد بها اتصال الأقسام و الإدارات ذات المستوي الواحد .
6- رسائل يشكو فيها المرسل إلي المرسل إلية بوجوب هيوب في البضاعة .
[]الإجــابـــة 1 5 ، 2 1 ، 3 2 ، 4 3 ، 5 4
× س4 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
المجموعة { أ }
المجموعة { ب }
1. الخصم التجاري
2. رسالة الاستفسار
3. رسالة التسعير
4. في حالة شروط التسليم محل البائع
5. قائمة الأسعار
1. يرسلها البائع إلي المشتري .
2. تقيد جميع المصاريف في الفاتورة .
3. يرسلها المشتري إلي البائع .
4. يظهر في الفاتورة .
5. لا يقيد أي مصروفات في الفاتورة .
6. نشرة فترية تصدرها المؤسسات التجارية و المصانع الكبيرة .
7. بيان تفصيلي بكميات البضاعة و سعرها و شروط بيعها .
[]الإجــابـــة 1 4 ، 2 3 ، 3 1 ، 4 2 ، 5 6
× س5 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
المجموعـة { أ }
المجموعـة { ب }
1. السكرتارية الخاصة
2. من أهم أعمال السكرتارية الفندقية
3. من أهم أعمال السكرتير التعليمي
4. من أهم أعمال سكرتير شئون المالي
5. قسم المحفوظات
1. تنظيم حفلات الاستقبال في المناسبات .
2. استقبال أعضاء المجلس و العمل علي قضاء مصالحهم .
3. عرض البريد الوارد علي مدير المدرسة .
4. من أقسام السكرتارية العامة .
5. من أنواع السكرتارية .
6. القيام بإعداد و حفظ بطاقاتا طلب الحجز .
[]الإجــابـــة 1 5 ، 2 6 ، 3 3 ، 4 2 ، 5 4
[]× س1 ) أختر الإجابة الصحيحة من بين الأقواس ؟
1– ( أسم المرسل– أسم المرسل إليه ) ممن البيانات التي يحصل عليها أجر في البرقية .
2- ( الاتصال الصاعد – الاتصال الهابط ) يقصد به الاتصال من رئيس إلي مرؤوس .
3 - ( البرقيات الداخلية – البرقيات الخارجية ) هي التي ترسل خارج مصر .
4 – ( مصاريف اللف و الحزم – مصاريف الشحن ) تظهر في جميع أنواع الفواتير .
5- ( رسالة الطلب – رسالة التسعير ) تكون رداً علي رسالة الاستفسار .
6– الخصم التجاري يحسب علي سعر البضاعة( قـبـل– بعد ) إضافة المصاريف .
7- ( الخصم النقدي – الخصم التجاري ) يظهر بالفاتورة .
8 – ( الأشعار المدين – الأشعار الدائن ) يرسل البائع للمشتري إذا كان خطأ الفاتورة أقل من الحقيقة.
9- ( قيدنا لحسابكم – قيدنا علي حسابكم ) تكون في الأشعار المدين .
10 – ( التسعيرة – قائمة الأسعار ) تصدرها الحكومة قبل فترة .
11- بحث الشكاوي و التظلمات و فحص القضايا من اختصاص
( سكرتير صحفي- سكرتير فني – سكرتير قانوني ).
12-القيام بأعمال السلفة المستديمة و تجديدها من اختصاص قسم(شئون علاقات العمل– الشئون المالية) .
13-قيد البريد الوارد في السجل الخاص به من اختصاص قسم ( شئون مالية– المحفوظات) .
× س2 ) أكمل العبارات الآتيـــــــة ؟
1 – أنواع السكرتارية هي .............. ، ......................... ، ........................... .
2- الخصم النقدي يظهر في .................. و لا تظهر في ....................... .
3- تبدأ العملية التجارية عادة برسالة .................. يرسلها المشتري إلي ........... .
4 – الأشعار ......... يتميز بعباره قيدنا علي حسابكم بينما الأشعار.......... يتميز بعبارة قيدنا لحسابكم .
5- عندما يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها يقال أن شرط الدفع ................ .
6 – إذا سدد المشتري ثمن البضاعة في خلال 3 أيام من تاريخ الاستلام فأن شرط الدفع ........... .
7- إذا سدد المشتري ثمن البضاعة في خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام فأن شرط الدفع .............. .
8- إذا ظهرت كل المصروفات في الفاتورة فأن شرط التسليم يكون ................. .
9- قسم ......... يقوم بأعمال الطباعة و الاحتفاظ بالأصول بينما قسم ......... يقوم بمراقبة صيانة المبني .
10- الاتصالات ........ هو الاتصال الذي يتجه الإدارة العليا إلي الإدارة الوسطي و الدنيا .
11- الاتصالات ........ هي الاتصالات بين الأقسام الإدارات ذات المستوي الواحد .
12- تنقسم أساليب الاتصال إلي نوعين هما اتصالات ........ و اتصالات .................
13- من أنواع المراسلات: ....................... و ....................... و ....................... .
14- .............. هو تقرير صغير الحجم يتضمن عرض لملكية معينة بأسلوب متسلسل .
15- رسالة .............. ترسل بعد إرسال البرقية أو المكالمة التليفونية .
ê الإجـــــابــــــــة ê
1 – عـــامـــــة - خـــاصـــة - متخصصــــة ( فنية ) . 2- الدفاتر - الفاتــورة .
3 - إستفســار - البائع . 4 – المدين - الدائن . 5 - الدفع عند الاستلام .
6 – فوراً . 7- نقداً . 8- محل البائـع .
9- الطباعة و النسخ - قسم شئون المبنـي . 10 – الاستفسار - التسعير .
11- الاتصالات الأفقية . 12 – اتصالات مباشرة - اتصالات غير مباشرة .
14- المذكرة . 15- رسالة التعزيز .
المــــواقــــف
1] محمد محمود مدير احدي الشركات كثرت أعمالة و يدير تنظيم مواعيده و مقابلاته مع العملاء ماذا يفعل في هذا المواقف ؟
{ الإجــابــــة } ç يعين سكرتير خـاص
2] الدكتور ياسين طبيب يمتلك احدي المستشفيات يريد تنظيم ملفات المرضي وكذلك ملفات العاملين بالمستشفي [ ماذا يفعل ] ؟
{ الإجــابــــة } ç يعين سكرتير طــبي
3] ماذا تفعل لو كان لديك مكاتبات قليلة الأهمية و تريد اختصار الوقت التكاليف ؟
{ الإجــابــــة } ç نــــرســـــــــــــل مــذكــــرة
4] مدير شركة يريد عرض حقائق معينة لموضوع معين عرضاً تحليلياً بسيطاً ماذا يفعل ؟
{ الإجــابــــة } ç يكتب تقرير
5] باع تاجــر بضاعة لعميل بالأجل ويريد تشجيعه علي السداد في أقرب وقت ممكن .. ماذا يفعل ؟
{ الإجــابــــة } ç يمنحة خصم تعجيل دفــع
6] تاجر يريد الاستعلام عن أسعار البضاعة و كذلك شروط الدفع و التسليم ماذا يفعل ؟
{ الإجــابــــة } ç يرسل رسالة استفسار
7] تاجر أرسل بضاعة لعميل بناء علي طلبه ويريد أن يعلمه بتفصيل البضاعة و كمياتها و ثمنها الكلي [ ماذا يفعل ] ؟
{ الإجــابــــة } ç يرسل فاتورة بيـــــــــــــع
8] حدث خطأ في فاتورة البيع المرسلة للمشتري جعلت قيمة البضاعة في الفاتورة أكبر من الحقية ماذا يفعل البائع في هذا الموقف ؟
{ الإجــابــــة } ç يرسل فاتورة بيـــــــــــــع
الجزء العمــلـــي " أصحي صحصح فوق"
ç أنقل المستندات الآتية بورقة إجابتك مع إستكمال البيانات الناقصة .
رســـالـــة ؟
[]س . ت : 310 عمرو عبد المجيد فاكس : 56461190
ص. ب : 420 20 ش البحر الأعظــم ت : 2649675
الجيزة في 20 / 1 / 2010 الجيزة الرجاء عند الرد ذكر رقم ..........
السيد / بشأن طلب بضاعة
مرفقات مبلغ مقدماً
بعد التحية نرجوا التكرم بإرسال البضاعة الآتية:-
20 تليفزيون توشيبا 1500 ج للوحدة
15 غسالة توشيبا 200 ج للوحدة
20 خلاط توشيبا 300 ج للوحدة
شروط الدفع نقداً و خصم تجاري 10 %
و مبلغ 2000 ج مدفوع مقدم مع الطلب
و تفضلوا بقبول فائق الاحترام ،،،
عمرو عبد المجيد
[]
س . ت : 530 شركة توشيبا العربي فاكس : 3562343
ص. ب : 240 15 ش شــــبـــرا ت : 35623430
القاهرة فاتورة مع رقم : 666
القاهــرة في : 1 / 2 / 2010 ؟
بيان المطلوب من السيد / عمرو عبد المجيد
20 ش البحر الأعظم
الجــيـزة
وذلك قيمة البضاعة المطلوبة بتاريخ 25 / 1 / 2010 و المرسلة بتاريخ 1 / 2 / 2010.
شروط الدفع نقداً و خصم تجاري 10 % شروط التسليم محل البائع
و مبلغ 20000 ج مقدماً من الطلب
مبلغ كلي
مبلغ جزئي
الكمية
البيان
السعر
59400
[
]20000
000 40
000 30
000 30
[l1/01/clip_image016.gif[/IMG]6000
66000
[I
200
400
[]
20
15
20
تليفزيون توشيبا
غسالة توشيبا
خلاط توشيبا
[]
خصم تجاري 10 % 66000 × ـــــــــــ
المصاريف
لف و حــزم
نقل البضاعة
مبلغ مدفوع مقدم
فقط أربعون ألف جنية لا غير
ماعدا السهو و الخطأ
1500
2000
300
ç بفرض أن البائع أرسل 2 خلاط توشيبا زيادة عن العدد المطلوب وقد قبلها المشتري .
[ المطلوب : تصوير الأشعار اللازم ؟
س . ت : 530 شركة توشيبا العربي
ص. ب : 240 15 ش شـــــبرا
القاهــر إشعار .............. ( 222 )
........... في 5 / 2 / 2010
السيد / عمرو عبد المجيد
20 ش البحر الأعظم
الجيزة
قيدنا ......................
مبلغ كلي
مبلغ جزئي
البيان
السعر
540
540
[]
ثمن 2 خلاط توشيبا تم إرسالها زيادة عن العدد المطلوب ضمن الفاتورة رقم 666 و المرسل بتاريخ
1 / 2 / 2010
[]2 × 300 = 600
600 × ــــــــــــــ = ـــــــــــــــ
1] هناك مجموعة من القواعد و المبادئ التي تحكم سلوك السكرتير :
](أ) مع نفسه . (ب) مع رئيسة . (جـ)مع زملاؤه . (د) مع الزائرين.
ç وضح هذه القواعد و المبادئ لكل منهما :
جـ أ ) مع نفسه :1. كتم السر . 2. تنمية ذاته وقدراته .
3. البعد عن السلوك الغير مستحب . 4. يحافظ علي آلات و معدات المكتب.
جـ ب ) مع رئيسة : 1. احترام الرئيس . 2. حسن الاستماع للرئيس .
3. تنفيذ الأعمال المطلوبة منه بالشكل المناسب .
جـ ج ) مع زملائة :1. حسن معاملة الزملائة. 2. التعاون مع الزملاء .
3. تجنب السلبية و الإهمال . 4. عدم التكبر .
جـ د ) مع الزائرين :1. استقبال الجميع بالترحيب . 2. اللياقة و الأدب في الحديث .
[3. مقابلة و توجية الزائرين . 4. التأكد من جدوي الزائرين و أهميتها.
[IG]2] أذكر أهم اختصاصات كلاً من :-
(أ) قسم الاستعلامات . (ب) قسم المحفوظات . (جـ)قسم شئون المبني .
جـ أ ) قسم الاستعلامات :1. استقبال المترددين علي المنشأة و تسجيل بياناتهم .
2. توجية و أرشاد المترددين علي المنشاة .
3. استلام المراسلات و الإرشادات التليفونية و البرقيات الوارده.
جـ ب ) قسم المحفوظات :1. استلام البريد الوارد. 2. فرز و توزيع البريد الوارد .
3. قيد البريد الصادر في السجل . 4. تسجيل دخول وخروج الملفات.
جـ ج ) قسم شئون المبني :1. توزيع العمل علي العمال . 2. مراقبة نظام المبني .
3. صيانة و إصلاح مرافق المبني . 4. توفي الأدوات اللازمة لنظافة المبني.
[I/] عرف كلاً من :-(أ) القرار . (ب) النشرات الدورية . (جـ)البرقية . (د) الرسالة الداخلية.
جـ أ] القرار: هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصدرها شخص له صلاحية وسلطات و يتضمن المشكلة ورقم تاريخ القرار و الأسباب التي أستند عليها القرار .
جـ ب] النشرات الدورية " أو { الكتابات الدورية }: هي قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعمل بـــهــــا .
جـ ج] البرقية: هي رسالة نختصره ترسل مستعجلة توفيراً للوقت.
[]جـ د] الرسالة الداخلية: هي التي يتم تبادلها بين الإدارات أو الأقسام الإدارية داخل المنشأة الواحدة.
4] ما هي أهم شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية ؟
ج1) الدوافع عند الطلب: يدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
ج2) الدوافع عند الاستلام: يدفع ثمن البضاعة عند إستلامها.
ج3) الدفع فوراً: يدفع ثمن البضاعة خلال 3 أيام من تاريخ الاستلام .
ج4) الدفع نقداً: يدفع ثمن البضاعة خلال أيام من تاريخ الاستلام .
[]ج5) الدفع بالأجل: يدفع ثمن البضاعة بعد مده معينة متفق عليها .
5] ما هي أنواع الاتصالات " تكلمي عنها بالتفصيل " ؟
(أ) اتصالات رسمية (( صاعده - هابطة - أفقيـــة )).
[](ب) إتصالات غير رسمية تتم بعيداً عن الرسميات مثل الحفلات بأنواعها .
6] عرفي كلاً من التسعيرة و قائمة الأسعار ؟
×التسعيرة : هي نشره تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع الضرورية.
[]×قائمة الأسعار : هي نشرات يصدرها كبار و المنتجين مضمنة أصناف البضاعة و السعر المحدد لها.
7] ما هي الوقاعد الأساسية لكتابة الرسائل ؟
1. الإشارة للرسالة السابقة. 2. الرد علي الاستفسارات بالترتيب .
3. الانتهاء من فقرة لتبدأ فقرة جديدة . 4. البعد في الكتابة عن صيغة الأمر .
[. توفير الذوق و اللياقة .
8] ما يجب مراعاته لكتابة مذكرة جيدة ؟
1. دراسة موضوع المذكرة دراسة وافية. 2. استخدام العدد المناسب من الكلمات في كتابة المذكرة .
3. استخدام الشائع من الكلمات و اللغة المناسبة . 4. خلو المذكرة من أخطاء النحو و أخطاء الهجاء .
[. نهايتها تتضمن توجيهاً للمطلوب باتخاذه .
9] ما هي رسالة التفرير و ما هو الغرض منها ؟
×رسالة التقرير : هي رسالة عادية ترسل بعد إرسال البرقية أو المكالمة التليفونية .
×الغــرض منـــهــــا : 1) زيادة إيضاح معني البرقية أو المكالمة التليفونية .
2) التأكد من عدم وقوع أي خطأ في إرسال البرقية. 3) إثبات نص البرقية بها.
? س2 ) ضع علامة ( ü ) أو ( û ) .
1-
الإشراف علي النشاط الاجتماعي بالمنشأة من أعمال قسم الشئون المالية
( û )
2-
الاتصالات الرسمية تتم خارج نطاق العمل
( û )
3-
التقارير من الاتصالات الشفهية
( û )
4-
تنظيم دخول المترددين علي المنشأة و التحقق من شخصياتهم من اختصاص قسم المحفوظات
( û )
5-
الخصم التجاري هو تخفيض من الثمن الكلي للبضاعة و يظهر بالفاتورة
( ü )
6-
الخصم النقدي لا يظهر بالفاتورة
( ü )
7-
لا تثبت المصاريف التي صرفها البائع نيابة عن المشتري إذا كان شرط التسليم محل المشتري
( ü )
8-
من الصفات الشخصية للسكرتير مهارات التخطيط
( û )
9-
إذا ظهرت جميع المصروفات بالفاتورة يكون التسليم محل البائع
( ü)
10-
من السلوكيات الحميدة للسكرتير أداء العمل بإخلاص و دون رقيب
( ü)
11-
كل رسالة حكومية يجب أن تحمل رقماً معيناً
( ü)
12-
الاتصال الصاعد يكون من رئيس إلي مرؤس
( û )
13-
البرقيات الداخلية هي التي ترسل خارج مصر
( û )
14-
الاتصالات الأفقية هي اتصال الأقسام و الإدارة ذات مستوي واحد
( ü)
15-
الرسالة الحكومية التي تستعمل بين التجار
( û )
16-
الرسائل الحكومية تحمل رقماً معيناً
( ü)
× س3 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
المجموعة { أ }
المجموعة { ب }
1- الاتصالات الأفقية
2- التليفون
3- التقارير
4- الرسائل الخاصة
5- الرسائل التجارية
1- من وسائل الاتصالات الشفهية .
2- من أهم وسائل الاتصالات الكتابية .
3- يقصد بها الرسائل المتبادلة بين الأهل و الأقارب .
4- يقصد بها رسائل متبادلة بين التجار .
5- يقصد بها اتصال الأقسام و الإدارات ذات المستوي الواحد .
6- رسائل يشكو فيها المرسل إلي المرسل إلية بوجوب هيوب في البضاعة .
[]الإجــابـــة 1 5 ، 2 1 ، 3 2 ، 4 3 ، 5 4
× س4 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
المجموعة { أ }
المجموعة { ب }
1. الخصم التجاري
2. رسالة الاستفسار
3. رسالة التسعير
4. في حالة شروط التسليم محل البائع
5. قائمة الأسعار
1. يرسلها البائع إلي المشتري .
2. تقيد جميع المصاريف في الفاتورة .
3. يرسلها المشتري إلي البائع .
4. يظهر في الفاتورة .
5. لا يقيد أي مصروفات في الفاتورة .
6. نشرة فترية تصدرها المؤسسات التجارية و المصانع الكبيرة .
7. بيان تفصيلي بكميات البضاعة و سعرها و شروط بيعها .
[]الإجــابـــة 1 4 ، 2 3 ، 3 1 ، 4 2 ، 5 6
× س5 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
المجموعـة { أ }
المجموعـة { ب }
1. السكرتارية الخاصة
2. من أهم أعمال السكرتارية الفندقية
3. من أهم أعمال السكرتير التعليمي
4. من أهم أعمال سكرتير شئون المالي
5. قسم المحفوظات
1. تنظيم حفلات الاستقبال في المناسبات .
2. استقبال أعضاء المجلس و العمل علي قضاء مصالحهم .
3. عرض البريد الوارد علي مدير المدرسة .
4. من أقسام السكرتارية العامة .
5. من أنواع السكرتارية .
6. القيام بإعداد و حفظ بطاقاتا طلب الحجز .
[]الإجــابـــة 1 5 ، 2 6 ، 3 3 ، 4 2 ، 5 4
[]× س1 ) أختر الإجابة الصحيحة من بين الأقواس ؟
1– ( أسم المرسل– أسم المرسل إليه ) ممن البيانات التي يحصل عليها أجر في البرقية .
2- ( الاتصال الصاعد – الاتصال الهابط ) يقصد به الاتصال من رئيس إلي مرؤوس .
3 - ( البرقيات الداخلية – البرقيات الخارجية ) هي التي ترسل خارج مصر .
4 – ( مصاريف اللف و الحزم – مصاريف الشحن ) تظهر في جميع أنواع الفواتير .
5- ( رسالة الطلب – رسالة التسعير ) تكون رداً علي رسالة الاستفسار .
6– الخصم التجاري يحسب علي سعر البضاعة( قـبـل– بعد ) إضافة المصاريف .
7- ( الخصم النقدي – الخصم التجاري ) يظهر بالفاتورة .
8 – ( الأشعار المدين – الأشعار الدائن ) يرسل البائع للمشتري إذا كان خطأ الفاتورة أقل من الحقيقة.
9- ( قيدنا لحسابكم – قيدنا علي حسابكم ) تكون في الأشعار المدين .
10 – ( التسعيرة – قائمة الأسعار ) تصدرها الحكومة قبل فترة .
11- بحث الشكاوي و التظلمات و فحص القضايا من اختصاص
( سكرتير صحفي- سكرتير فني – سكرتير قانوني ).
12-القيام بأعمال السلفة المستديمة و تجديدها من اختصاص قسم(شئون علاقات العمل– الشئون المالية) .
13-قيد البريد الوارد في السجل الخاص به من اختصاص قسم ( شئون مالية– المحفوظات) .
× س2 ) أكمل العبارات الآتيـــــــة ؟
1 – أنواع السكرتارية هي .............. ، ......................... ، ........................... .
2- الخصم النقدي يظهر في .................. و لا تظهر في ....................... .
3- تبدأ العملية التجارية عادة برسالة .................. يرسلها المشتري إلي ........... .
4 – الأشعار ......... يتميز بعباره قيدنا علي حسابكم بينما الأشعار.......... يتميز بعبارة قيدنا لحسابكم .
5- عندما يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها يقال أن شرط الدفع ................ .
6 – إذا سدد المشتري ثمن البضاعة في خلال 3 أيام من تاريخ الاستلام فأن شرط الدفع ........... .
7- إذا سدد المشتري ثمن البضاعة في خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام فأن شرط الدفع .............. .
8- إذا ظهرت كل المصروفات في الفاتورة فأن شرط التسليم يكون ................. .
9- قسم ......... يقوم بأعمال الطباعة و الاحتفاظ بالأصول بينما قسم ......... يقوم بمراقبة صيانة المبني .
10- الاتصالات ........ هو الاتصال الذي يتجه الإدارة العليا إلي الإدارة الوسطي و الدنيا .
11- الاتصالات ........ هي الاتصالات بين الأقسام الإدارات ذات المستوي الواحد .
12- تنقسم أساليب الاتصال إلي نوعين هما اتصالات ........ و اتصالات .................
13- من أنواع المراسلات: ....................... و ....................... و ....................... .
14- .............. هو تقرير صغير الحجم يتضمن عرض لملكية معينة بأسلوب متسلسل .
15- رسالة .............. ترسل بعد إرسال البرقية أو المكالمة التليفونية .
ê الإجـــــابــــــــة ê
1 – عـــامـــــة - خـــاصـــة - متخصصــــة ( فنية ) . 2- الدفاتر - الفاتــورة .
3 - إستفســار - البائع . 4 – المدين - الدائن . 5 - الدفع عند الاستلام .
6 – فوراً . 7- نقداً . 8- محل البائـع .
9- الطباعة و النسخ - قسم شئون المبنـي . 10 – الاستفسار - التسعير .
11- الاتصالات الأفقية . 12 – اتصالات مباشرة - اتصالات غير مباشرة .
14- المذكرة . 15- رسالة التعزيز .
المــــواقــــف
1] محمد محمود مدير احدي الشركات كثرت أعمالة و يدير تنظيم مواعيده و مقابلاته مع العملاء ماذا يفعل في هذا المواقف ؟
{ الإجــابــــة } ç يعين سكرتير خـاص
2] الدكتور ياسين طبيب يمتلك احدي المستشفيات يريد تنظيم ملفات المرضي وكذلك ملفات العاملين بالمستشفي [ ماذا يفعل ] ؟
{ الإجــابــــة } ç يعين سكرتير طــبي
3] ماذا تفعل لو كان لديك مكاتبات قليلة الأهمية و تريد اختصار الوقت التكاليف ؟
{ الإجــابــــة } ç نــــرســـــــــــــل مــذكــــرة
4] مدير شركة يريد عرض حقائق معينة لموضوع معين عرضاً تحليلياً بسيطاً ماذا يفعل ؟
{ الإجــابــــة } ç يكتب تقرير
5] باع تاجــر بضاعة لعميل بالأجل ويريد تشجيعه علي السداد في أقرب وقت ممكن .. ماذا يفعل ؟
{ الإجــابــــة } ç يمنحة خصم تعجيل دفــع
6] تاجر يريد الاستعلام عن أسعار البضاعة و كذلك شروط الدفع و التسليم ماذا يفعل ؟
{ الإجــابــــة } ç يرسل رسالة استفسار
7] تاجر أرسل بضاعة لعميل بناء علي طلبه ويريد أن يعلمه بتفصيل البضاعة و كمياتها و ثمنها الكلي [ ماذا يفعل ] ؟
{ الإجــابــــة } ç يرسل فاتورة بيـــــــــــــع
8] حدث خطأ في فاتورة البيع المرسلة للمشتري جعلت قيمة البضاعة في الفاتورة أكبر من الحقية ماذا يفعل البائع في هذا الموقف ؟
{ الإجــابــــة } ç يرسل فاتورة بيـــــــــــــع
الجزء العمــلـــي " أصحي صحصح فوق"
ç أنقل المستندات الآتية بورقة إجابتك مع إستكمال البيانات الناقصة .
رســـالـــة ؟
[]س . ت : 310 عمرو عبد المجيد فاكس : 56461190
ص. ب : 420 20 ش البحر الأعظــم ت : 2649675
الجيزة في 20 / 1 / 2010 الجيزة الرجاء عند الرد ذكر رقم ..........
السيد / بشأن طلب بضاعة
مرفقات مبلغ مقدماً
بعد التحية نرجوا التكرم بإرسال البضاعة الآتية:-
20 تليفزيون توشيبا 1500 ج للوحدة
15 غسالة توشيبا 200 ج للوحدة
20 خلاط توشيبا 300 ج للوحدة
شروط الدفع نقداً و خصم تجاري 10 %
و مبلغ 2000 ج مدفوع مقدم مع الطلب
و تفضلوا بقبول فائق الاحترام ،،،
عمرو عبد المجيد
[]
س . ت : 530 شركة توشيبا العربي فاكس : 3562343
ص. ب : 240 15 ش شــــبـــرا ت : 35623430
القاهرة فاتورة مع رقم : 666
القاهــرة في : 1 / 2 / 2010 ؟
بيان المطلوب من السيد / عمرو عبد المجيد
20 ش البحر الأعظم
الجــيـزة
وذلك قيمة البضاعة المطلوبة بتاريخ 25 / 1 / 2010 و المرسلة بتاريخ 1 / 2 / 2010.
شروط الدفع نقداً و خصم تجاري 10 % شروط التسليم محل البائع
و مبلغ 20000 ج مقدماً من الطلب
مبلغ كلي
مبلغ جزئي
الكمية
البيان
السعر
59400
[
]20000
000 40
000 30
000 30
[l1/01/clip_image016.gif[/IMG]6000
66000
[I
200
400
[]
20
15
20
تليفزيون توشيبا
غسالة توشيبا
خلاط توشيبا
[]
خصم تجاري 10 % 66000 × ـــــــــــ
المصاريف
لف و حــزم
نقل البضاعة
مبلغ مدفوع مقدم
فقط أربعون ألف جنية لا غير
ماعدا السهو و الخطأ
1500
2000
300
ç بفرض أن البائع أرسل 2 خلاط توشيبا زيادة عن العدد المطلوب وقد قبلها المشتري .
[ المطلوب : تصوير الأشعار اللازم ؟
س . ت : 530 شركة توشيبا العربي
ص. ب : 240 15 ش شـــــبرا
القاهــر إشعار .............. ( 222 )
........... في 5 / 2 / 2010
السيد / عمرو عبد المجيد
20 ش البحر الأعظم
الجيزة
قيدنا ......................
مبلغ كلي
مبلغ جزئي
البيان
السعر
540
540
[]
ثمن 2 خلاط توشيبا تم إرسالها زيادة عن العدد المطلوب ضمن الفاتورة رقم 666 و المرسل بتاريخ
1 / 2 / 2010
[]2 × 300 = 600
600 × ــــــــــــــ = ـــــــــــــــ
مواضيع مماثلة
» سكرتاريه اقرنجيه الاول مصراوى22
» رياضه + سكرتاريه عربيه+ سكرتاريه افرنجيه ترم ثان الصف الاول 3 سنوات
» المراجعه النهائيه الترم الاول الصف الاول مصراوى22
» رياضه + سكرتاريه عربيه+ سكرتاريه افرنجيه ترم ثان الصف الاول 3 سنوات
» المراجعه النهائيه الترم الاول الصف الاول مصراوى22
صفحة 1 من اصل 1
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
الخميس يناير 01, 2015 12:28 pm من طرف زائر
» محاسبه ماليه وضريبيه مصراوى22
الجمعة أغسطس 15, 2014 10:57 am من طرف محمد ماجور
» ماده تامينات هندسية 2011 نماذج امتحانات مصراوى22
الجمعة أبريل 04, 2014 9:01 am من طرف sayr
» بالصور .. ننفرد بنشر جداول الامتحانات للمراحل التعليمية المختلفة بالشرقية
الخميس أبريل 03, 2014 6:22 am من طرف مصراوى22
» تجاره دوليه خامسه مصارف تجاره متقدمه
الخميس مارس 27, 2014 5:27 am من طرف مصراوى22
» كل مايخص طلاب التعليم التجارى 2014 من مصراوى223+5 سنوات
الجمعة مارس 21, 2014 2:53 pm من طرف مصراوى22
» المحذوفات تخص الصف الثالث 3 ستوات تجارى وفندقى + 5 سنوات تجارى وفندقى جميع الشعب
الجمعة مارس 21, 2014 2:50 pm من طرف مصراوى22
» حصريا مناهج الصف الرابع جميع الشعب ترم ثان مصراوى22
الأحد مارس 09, 2014 10:44 pm من طرف مصراوى22
» امناء استثمار الترم الثانى من مصراوى
الأحد مارس 09, 2014 10:42 pm من طرف مصراوى22