( 22 masrawy ) ( مصراوى 22 )
يارب احشر أحبّــتي تحت عرشك سجّــداً ، ثمّ اسقهم بيد الحبيب محمّــداً ، ماءًا هنيئاً سلسبيلاً طيّــب ]

انضم إلى المنتدى ، فالأمر سريع وسهل

( 22 masrawy ) ( مصراوى 22 )
يارب احشر أحبّــتي تحت عرشك سجّــداً ، ثمّ اسقهم بيد الحبيب محمّــداً ، ماءًا هنيئاً سلسبيلاً طيّــب ]
( 22 masrawy ) ( مصراوى 22 )
هل تريد التفاعل مع هذه المساهمة؟ كل ما عليك هو إنشاء حساب جديد ببضع خطوات أو تسجيل الدخول للمتابعة.
بحـث
 
 

نتائج البحث
 


Rechercher بحث متقدم

المواضيع الأخيرة
التبادل الاعلاني
احداث منتدى مجاني

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22

اذهب الى الأسفل

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Empty سكرتاريه عربي الاول مصراوى22

مُساهمة من طرف مصراوى22 الثلاثاء يونيو 14, 2011 6:28 am

السكرتاريه العربيه صف اولتجارى 3 سنوات منقول شكرا لمن اعده

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image002×تعريف السكرتارية : " هي " الوحدة التنظيمية التابعة لمديري و رؤساء العمل و يستند إليها إدارة و تنفيذ العمل و التنسيق بينها .

×أهم أعمال السكرتارية " هي " :
* القيام بالأعمال المكتبية . * تنظيم حركة المعاملات الواردة و الصادرة .
* إعداد المذكرات و التقارير . * أعمال الاتصال . * حفظ المستندات .

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image004×السكرتير " هــــو " :الشخص الذي يعاون الرئيس أو المدير و يكون موضع ثقة في إنجاز الإعمال الهامة و السرية .

×من أهم الصفات الشخصية للسكرتير " هي " :
* كتم الأسرار . * الذكاء . * القدرة اللغوية . * المظهر المناسب .
* تحمل المسئولية . * النشاط و الحركة . * الشجاعة و الإقدام . * الثبات الانفعالي .

×المعلومات اللازمة لأداء السكرتير " هي " :
1) المعلومات الأساسية عن المنشأة . 2) دقـــــائـــــق الــعمـــــل .
3) اللوائح و القوانين . 4) البيانات و الإحصائيات .
5) إعداد و تجهيز الاجتماعات . 6) إدارة و تنظيم المكاتب .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0067) القانون التجاري . Cool مهارات اللغات الأجنبية .

×المهارات الفنية اللازمة لأداء عمل السكرتير " هي " :
( أ ) مع نفســـه { ذاتــــه } :
1) كتم السر . 2) تنمية الذات .
3) تقبل النقد . 4) ابعد عما يثير الشك .
5) المحافظة علي آلات و معدات العمل . 6) البعد عن السلوك غير المستحب
( ب ) برئـــيــــــه :
1) احترام الرئيس . 2) احترام مواعيد العمل . 3) عدم إساءة استخدام السلطة .
4) حل بعض مشكلات العمل . 5) تنفيذ الإعمال بالشكل المناسب .
6) الابتعاد عن ما يثير الشك. 7) المحافظة علي الآلات و المعدات المكتب .

( جـ ) مـــع زمــلائـــه :
1) حسن المعاملة . 2) عدم التدخل في اختصاصاتهم . 3) عدم التكبر أو التعالي.
4) تجنب السلبية . 5) التعاون .

( د ) مع الزائرين و العمـلاء :
1) اللباقة و التأديب . 2) مساعدتهم و العمل علي تحقيق مطالبتهم .
3) حسن الاســـتقبال . 4) التأكد من جدوى زيارتهم .

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image009سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image010




1- سكرتارية خــــاصــــة : و هي تعاون رئيس العمل أو المدير في إنجاز أعمالة الـهـامــة .
2- سكرتارية عـامـة : وهي تعاون الإدارة و الأقسام المختلفة علي سير أعمالها و تقوم بكافة أعمال
3- سكرتارية متخـصـصـة : وهي تتولي مسئولية تقديم الاستشارات الفنية في المجالات المختلفة.
أولاً : مسئوليات و أعمال السكرتير الـخـاص :
1) استقبال الزوار . 2) تنظيم وقت المدير .
3) إبلاغ أوامر الرئيس للإدارة . 4) تنظيم الحفلات .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0125) القيام بالإعمال المكتبية .
6) الإطلاع علي الصحف و تلخيصها للرئيس .
7) فتح الخطابات التي ترد للرئيس ماعدا الشخصية و السرية .
* الصفات الشخصية للسكرتير الـخـاص :
1) الذكاء و قوة الذاكرة . 2) المهر المناسب . 3) الأمانة و كتم الإسرار .
4) حسن التصرف . 5) تحمل المسئولية . 6) الإخلاص .
×المهارات الفنية للسكرتير الخاص :
* تصنيف الزوار و تنظيم مقابلاتهم .
* إعداد المراسلات و معالجة البريد الوارد و الصادر .
* المهارات لغوية و الإلمام باللغات الأجنبية . * تنظيم الاجتماعات .
ثانياً : أقسام السكرتارية العامــة:
& قسم الاســتعـلامـات :
1) استقبال المترددين . 2) تسجيل بيانات المترددين .
3) توجيه المترددين للإدارات التي يرغبون التوجه إليها .
4) استلام المراسلات و المكالمات و البرقيات .

& قسم الاتصال التليفوني :
1) يقوم بنقل و تركيب التليفون . 2) استقبال الإشارات التليفونية .
3) الاحتفاظ بأرقام تليفونات الإدارات . 4) تقوم بالصيانة المستمرة لأجهزة التليفون .
& قسم المحفوظات :
1) استلام البريد الوارد . 2) توزيع البريد الوارد علي الإدارات المختصة .
3) قيد البريد الصادر . 4) الإشراف علي إدارة الأرشيف .
5) تسجيل دخول و خروج الملفات .
& قسم شئون المبني :
1) توزيع العمل علي السعاه و العمال . 2) مراقبة نظام المبني .
3) صيانة و إصلاح المبني . 4) الأشراف علي تشغيل المصاعد .
5) توفير أدوات نظافة المبني .
& قسم الطباعة و النسـخ :
1) القيام بالطباعة و الاحتفاظ بالأصول . 2) القيام بأعمال صيانة الحاسب الآلي .
3) كتابة ما يرد إليها ثم تسليمها للإدارات الواردة منها .
& قسم شـئون علاقات العمل :
و تقوم بالإشـراف علي :- { النشاط الـثـقــافـــي و الاجتمــاعــي و الريــاضـــي }
& قسم الشئون الماليـــة :
1) القيام بأعمال السلفه المستديمة . 2) الصرف علي المشتريات ، و الإصلاحات ، ومصايف النقل.
3) فتح و إمساك السجلات المخزنيه. 4) مراجعة استمارات بدل ســــفر العاملين .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image013ثالثاً : السكرتارية المتخصصــة { الفنية }:و تنقسم إلي :-
1- السكرتير القانوني :
* إبداء الرأي في اللوائح و القوانين . * فحص جميع الموضوعات القانونية الواردة .
* مراجعة جميع العقود التي تعقدها المنشأة .
* فحص القضايا المرفوعة من وضد الجهة التي يعمل بها .
* بحث الشكاوى التي تصل من الأفــراد .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image014
2- السكرتير الصحفـي :
* متابعة الصحف و المحلات المحلية و الأجنبية .
*جمع الأخبار التي تحتوي علي نقد ضد أو لصالح رئيسه .
* أعداد ملخص للأخبار التي تهم رئيسه .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image015* تنظيم المؤتمرات الصحفية . * أعداد تقرير عن المؤتمرات الصحفية .

3- السكرتير الأخصائي :
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image016* جمع البيانات الإحصائية من مصادرها الأصلية .
*الاستعانة بالمنظمات الخاصة بجمع المعلومات في الحصول علي بيانات إحصائية .
* عرض البيانات الإحصائية علي الرئيس في أشكال بيانية .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image017* حفظ البيانات بأسلوب علمي بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة .
4- سكرتير شئون المجالس الشعبية :
*مكانة : مكاتب الوزراء و رؤساء مجالس الإدارة و هو مسئول عن الاتصال السياسي و الشعبي .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image019سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image020× أهم أعمالة :* استلام جداول جلسات المجالس و عرضها علي الرئيس .
* تلقي توجيهات الرئيس في إعداد المذكرات .
* استقبال أعضاء المجالس .
* استلام الشكاوى و التظلمات الواردة من المجالس .

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0215- سكرتير الطباعة و النسخ :
* كتابة البحوث و التقارير . *كتابة الخطابات المرسلة .
* حفظ هذه المكاتبات .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image022سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image023*مكانة : المستشفيات ( الخاصــة و العامــة ) ، العيادات الكبرى .
× أهم أعمالة :* إجراء الرتيبات اللازمة بالمستشفي لدخول المرض .
* تحصيل قيمة الكشف و إيداعه بالبنك . * الاحتفاظ بسجلات الأطباء ، المرضي .
* كتابة الرسائل و التقارير التي يعدها الطبيب . * معالجة البريد الوارد و الصادر .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image024* تزويد المستشفيات و العيادات بالمستلزمات الطبية .
6- السكرتير التعليمي :
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image025*مكانة : الكليات الجامعية و المعاهد و المدارس .
× أهم أعمالة :
* عرض البريد الوارد علي الرئيس و أعضاء التدريس . * استقبال الأفراد و توجيههم .
* الأعمال الكتابية و إعداد التقارير و المذكرات . * إعداد الخطابات الصادرة و تسجيلها.
* حف الأوراق و المستندات و ترتيبها لسهولة الوصول إليها .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0267- السكرتارية الفندقية :
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image027* تنظيم المقابلات و الاتصال بالنزلاء و شركات السياحة و الجهات الحكومية .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image028* استقبال النزلاء و القيام بالحجز و التسكين. * الرد علي استفسارات العملاء .
* محاسبة العملاء عن مدة الإقامة.
* المعاونة في المتابعات الداخلية و الخارجية للفندق .
×الاتصال في مجال السكرتارية :
* تعريف الاتصال :هو تبادل و نقل معلومات من شخص إلي أخر باستخدام وسيلة اتصال . .
×أهمية الاتصال:
& أولاً : أهمية الاتصال بالنسبة للعاملين :
1- توفير المعلومات و البيانات . 2- معرفة ما يحدث بالمنشأة .
3- توصيل أفكار و أوامر القادة للعاملين .
& ثانيــاً : أهمية الاتصال بالنسبة للقائــــد :
1- تزويده بالمعلومات الصحيحة . 2- تعريفة بحقيقة ما يجري بالمنشأة .
3- تمكينه من التأثير علي العاملين . 4- التنسيق بين القادة .
& ثالـثــاً : أهمية الاتصـال بالنسبة للجمهـور :
1- تعريف الجمهور بالجهد المبذول في الشركة . 2- معرفة أي الجمهور في الإنتاج و الخدمات .
×وظائف الاتصال: 1- استقبال و نقل الرسائل و الاحتفاظ بالمعلومات .
2- استخدام المعلومات في اتخاذ القرارات . 3- التأثير في الأشخاص .
4- أداه من أدوات الثقافة و التعليم و التعلم .
×أهمية الاتصال في عمل المكتب :
بالاتصال تستمر حياة المنشأة للحصول علي المعلومات في الوقت المناسب و بالدقة المطلوبة.
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image029سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image030×أهـداف الاتصالات الــحـديثــة :
* أولاً: علي المستوي الداخلي : 1- إنجاز الأعمال . 2- تقوية العلاقة بين العاملين .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image031 3- وجو تفاهم بين العاملين و الإدارة .
* ثانياً: علي المستوي الخارجي : 1- دعاية و إعلان .
2- الاتصال بالعملاء و المردين . 3- المساهمة في اتخاذ القرارات .


سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image032عناصر الاتصال { أربعــة }

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0331) مــــرســــــل
يبـدأ الاتصــال
2) الـــرســـالــــة
مــضمــون الأمــــر
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image034سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0353) قناة الاتصال
( طريقة الاتصال )
شفوية / مرئية / حديث / اجتماع
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0364) المستقبل
الذي يصل إليه الأمر




سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image037سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image038×أنـواع الاتصالات ( رسمية و غير رسمية :
* أولاً: الاتصالات الرسمية : 1- اتصالات هابطة: من أعلي لأسفل ( عليا – وسطي – دنيا ) . 2- اتصالات صاعدة: من أسفل لأعلي ( معلومات لعمل المشاكل ) .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0393- اتصالات أفقية : بين الأقسام و الإدارات في المستوي الواحد .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image040* ثانياً: الاتصالات غير رسمية : " مثل " احتفالات قومية و دينية

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image041سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image042سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image043سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image044أساليب الاتصال

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image045× مباشرة
اجتماعات / لجان / مقابلات / محاضرات
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image046× غير مباشرة
المراسلات / التليفون / البرقيات / الإنترنت

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image047سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image048سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image041سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image042سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image043سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image044وسائل الاتصال

× مكتوبة
الرسائل / التقارير / المذكرات / البرقيات
القرارات / النشرات
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image049× شفهية
تليفون / مقابلات / اجتماعات
محاضرات / ندوات




سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image050سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image051×أهمية الرسائل في أنجاز الأعمال { مزاياها }:
1- وسيلة أثبات . 2- مرجع للمستقبل . 3- تعزز المكالمة التليفونية.
4- أرخص أنواع الإعلان. 5- مستند للقيد في المحاسبة. 6- توفير الوقت و الجهد.
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image052سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image053×الشروط الموضوعية للرسالة : { الإيجاز – البساطة – قوة التعبير – الموضوعية }
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image054سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image055سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image056× صفات الرسالة الجيدة : { الاختصار – الوضوح – السهولة – الذوق و اللياقة }
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image057سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image058× أنواع المراســــلات : { خــاصـــة – حـكــومــيــة – تـجــاريــة }
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image059سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image060× الرسائل الخاصــة : هي المتبادلة بين الأهل و الأقارب و الأصحاب في المناسبات المختلفة
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image061سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image062× الرسائل الحكومية : تستعمل بين الإدارات الحكومية أو بين الأفراد و الإدارة الحكومية .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image063سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image064× الرسائل التجارية : يتبادلها التجار بعضهم ببعض و هي خاصة بالعمليات التجارية .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image065×تنقسم الرسائل التجارية إلي: 1- رسائل تجارية عادية . 2-مذكرات. 3-بطاقة البريد .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image066سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image067& ملحوظة :
ترسل المذكرة و البطاقة البريدية في حالة إرسال بيانات غير رسمية و اختصاراً للوقت و التكاليف .
× التقارير:هي عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين و استخلاص النتائج ثم وضع الاقتراحات و التوصيات
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image068× المذكرة:تقرير صغير الحجم يتضمن مشكلة بأسلوب متسلسل من موظف أقل إلي الرئيس .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image069سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image070× الرسائل الداخلية : هي التي تتم بين الإدارات داخل المنشأة الواحدة
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image071× البرقيات : هي رسالة مختصرة و مستعجلة .
× شروط البرقية : 1- الوضوح . 2- الدقـة . 3- الاختصار .

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image072سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image048سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image041سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image042سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image043سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image044أنواع البرقيات
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image073
× داخــــلــــيــــة
عادية / مستعجلة / تهنئة / خالصة الرد
× خـارجـــيــــة
عادية / مستعجلة / خالصة الرد / لاسلكية مع السفر




سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image074سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image075× رسائل التعزيز : هي رسالة عادية ترسل بعد البرقية أو المكالمة التليفونية .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image076× الغرض منها : 1- زيادة إيضاح البرقية . 2- التأكد من عدم وقوع أي خطأ .
3- أثبـات نـص البرقيـة .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image070× القرارات : هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصده شخص له صلاحيات و سلطات و يتضمن البسملة و جهته و رقمه و تاريخ القرار و الحيثيات النظامية التي أستند إليها القرار في جزء مستقل .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image076× النشرات الدورية : قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعاملين
بها مثل نشرة بعلاوات أو ترقيات .


سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image077 سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image079
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image080
* شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية :
1- الدفع عند الطلب : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
2- الدفع عند الاستلام : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها .
3- الدفع فواً : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة خلال ثلاثة أيام من تاريخ الاستلام .
4- الدفع نقداً : يقوم المشتري بالسداد خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0815- الدفع بالأجل : يقوم المشتري بالسداد بعد مدة معينة متفق عليها { تاريخ الاستحقاق } .
* شروط التسليم المتبعة في التجارة الداخلية :
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0821- تسليم محل البائع : يظهر بالفاتورة م . لف و حزم و المشال و الإكراميات و
مصاريف نقل بالعربات و م . نقل السكة الحديدية .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0832- تسليم محل البائع : و يظهر بالفاتورة م. لف و حزم و أجرة السكة الحديد .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0843- تسليم محطة المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image0854- تسليم محل المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
* لاحـــــــظ : في جميع الحالات تظهر م . لـــف و حــــزم فـــقــــط .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image086سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image087× الخصــم : هو نسبة مئوية يمنحها البائع للمشتري بمثابة تخفيض من قيمة البضاعة .

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image088× أنواع الخصــم :
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image089أ) خصم نقدي { خصم تحميل الدفع } :
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image090* يمنح للمشترى إذا تم السداد قبل الموعد المتفق عليه لا تظهر بالفاتورة .
ب ) خصم تجاري :
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image091سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image092* يخصم من ثمن البضاعة المثبت بالفاتورة و يظهر مطروحا من القيمة الكلية للبضاعة .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image087× التسعيرة : هي جدول أو نشرة تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع
الضرورية و هي أسعار ملزمة للتجار حرصاً علي مصلحة الشعب .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image093سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image094× قائمة الأسعار { كتالوج } :
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image095هي قوائم أو نشرات يصدها كبار التجار و المنجين فتضمن أصناف البضائع التي يبيعونها أو ينتجونها و السعر المحدد لكل منها ( كتالوج ) بغرض الدعاية لبضائعهم .

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image096سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image097أنواع الرسائل التجارية
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image098
1) رسائل تجارية عادية: تتداول بين التجار بغرض الاستفسار أو تسعير أو طلب بضاعة و كذلك شكوى أو اعتزا عن شيء
2) المذكرة .
3) بطاقة البريد .




× مستندات الشراء و البيع :
1- رسالة استفسار : يرسلها المشترى للبائع يستفسر عن أسعار السلع التي يرغب في شرائها و
كذلك شروط الدفع و التسليم .
2- رسالة تسعير : يرسلها البائع إلي المشتري رداً علي رسالة الاستفسار بخبرة بالكميات و الأصناف
و الأسعار للبضاعة التي يرغب في شرائها و كذلك شروط الدفع و التسليم .
3- رسالة طلب بضاعة : يرسلها المشتري للبائع ردا علي رسالة التسعير يطلب فيها إرسال البضاعة
التي يحتاجها بالأسعار و الشروط الواردة برسالة التسعير .
4- الفاتورة : هي مستند يرسله البائع إلي المشتري يبين فيها بالتفصيل أصناف البضاعة المباعة و كمياتها و أسعارها و ثمنها الكلي و كذلك المصاريف التي صرفها البائع علي البضاعة نيابة عن المشتري .
نلاحظ : 1- عبارة { ماعدا السهو و الخطـأ } مطبوعة بالفاتورة تعطي الحق للبائع بتصحيح الخطأ الذي
يظهر في الفاتورة نتيجة السهو .
2- يلصق بالفاتورة دمغة نوعية ثابتة إذا سددت الفاتورة كلها أو جزء منها ( نقدا أو بشيك ).
5- إشعار التسوية ( مدين ، دائن ) : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري بمبلغ أقل أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
6- كشف الحساب :
أ) أشعارات التسوية : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري " بمبلغ أقل " أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
أ) الإشعار الدائن ( خصم ) : يرسله البائع إلي المشتري تصحيح الخطأ أو سهو في الفاتورة الأصلية تسبب عنه مطالبته " بمبلغ أكبر " مما يجب علي المشتري الوفاء بــه.
مصراوى22
مصراوى22
Admin

عدد المساهمات : 3409
نقاط : 8841
السٌّمعَة : 2
تاريخ التسجيل : 04/06/2011
العمر : 51

https://learnegy25.forumegypt.net

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Empty رد: سكرتاريه عربي الاول مصراوى22

مُساهمة من طرف مصراوى22 الثلاثاء يونيو 14, 2011 6:36 am

رد: مواد الصف الاول منقول شكرا لمن اعده مصراوى22

[]×تعريف السكرتارية : " هي " الوحدة التنظيمية التابعة لمديري و رؤساء العمل و يستند إليها إدارة و تنفيذ العمل و التنسيق بينها .

×أهم أعمال السكرتارية " هي " :
* القيام بالأعمال المكتبية . * تنظيم حركة المعاملات الواردة و الصادرة .
* إعداد المذكرات و التقارير . * أعمال الاتصال . * حفظ المستندات .

[]×السكرتير " هــــو " :الشخص الذي يعاون الرئيس أو المدير و يكون موضع ثقة في إنجاز الإعمال الهامة و السرية .

×من أهم الصفات الشخصية للسكرتير " هي " :
* كتم الأسرار . * الذكاء . * القدرة اللغوية . * المظهر المناسب .
* تحمل المسئولية . * النشاط و الحركة . * الشجاعة و الإقدام . * الثبات الانفعالي .

×المعلومات اللازمة لأداء السكرتير " هي " :
1) المعلومات الأساسية عن المنشأة . 2) دقـــــائـــــق الــعمـــــل .
3) اللوائح و القوانين . 4) البيانات و الإحصائيات .
5) إعداد و تجهيز الاجتماعات . 6) إدارة و تنظيم المكاتب .
[) القانون التجاري . Cool مهارات اللغات الأجنبية .

×المهارات الفنية اللازمة لأداء عمل السكرتير " هي " :
( أ ) مع نفســـه { ذاتــــه } :
1) كتم السر . 2) تنمية الذات .
3) تقبل النقد . 4) ابعد عما يثير الشك .
5) المحافظة علي آلات و معدات العمل . 6) البعد عن السلوك غير المستحب
( ب ) برئـــيــــــه :
1) احترام الرئيس . 2) احترام مواعيد العمل . 3) عدم إساءة استخدام السلطة .
4) حل بعض مشكلات العمل . 5) تنفيذ الإعمال بالشكل المناسب .
6) الابتعاد عن ما يثير الشك. 7) المحافظة علي الآلات و المعدات المكتب .

( جـ ) مـــع زمــلائـــه :
1) حسن المعاملة . 2) عدم التدخل في اختصاصاتهم . 3) عدم التكبر أو التعالي.
4) تجنب السلبية . 5) التعاون .

( د ) مع الزائرين و العمـلاء :
1) اللباقة و التأديب . 2) مساعدتهم و العمل علي تحقيق مطالبتهم .
3) حسن الاســـتقبال . 4) التأكد من جدوى زيارتهم .

[



1- سكرتارية خــــاصــــة : و هي تعاون رئيس العمل أو المدير في إنجاز أعمالة الـهـامــة .
2- سكرتارية عـامـة : وهي تعاون الإدارة و الأقسام المختلفة علي سير أعمالها و تقوم بكافة أعمال
3- سكرتارية متخـصـصـة : وهي تتولي مسئولية تقديم الاستشارات الفنية في المجالات المختلفة.
أولاً : مسئوليات و أعمال السكرتير الـخـاص :
1) استقبال الزوار . 2) تنظيم وقت المدير .
3) إبلاغ أوامر الرئيس للإدارة . 4) تنظيم الحفلات .
[) القيام بالإعمال المكتبية .
6) الإطلاع علي الصحف و تلخيصها للرئيس .
7) فتح الخطابات التي ترد للرئيس ماعدا الشخصية و السرية .
* الصفات الشخصية للسكرتير الـخـاص :
1) الذكاء و قوة الذاكرة . 2) المهر المناسب . 3) الأمانة و كتم الإسرار .
4) حسن التصرف . 5) تحمل المسئولية . 6) الإخلاص .
×المهارات الفنية للسكرتير الخاص :
* تصنيف الزوار و تنظيم مقابلاتهم .
* إعداد المراسلات و معالجة البريد الوارد و الصادر .
* المهارات لغوية و الإلمام باللغات الأجنبية . * تنظيم الاجتماعات .
ثانياً : أقسام السكرتارية العامــة:
& قسم الاســتعـلامـات :
1) استقبال المترددين . 2) تسجيل بيانات المترددين .
3) توجيه المترددين للإدارات التي يرغبون التوجه إليها .
4) استلام المراسلات و المكالمات و البرقيات .

& قسم الاتصال التليفوني :
1) يقوم بنقل و تركيب التليفون . 2) استقبال الإشارات التليفونية .
3) الاحتفاظ بأرقام تليفونات الإدارات . 4) تقوم بالصيانة المستمرة لأجهزة التليفون .
& قسم المحفوظات :
1) استلام البريد الوارد . 2) توزيع البريد الوارد علي الإدارات المختصة .
3) قيد البريد الصادر . 4) الإشراف علي إدارة الأرشيف .
5) تسجيل دخول و خروج الملفات .
& قسم شئون المبني :
1) توزيع العمل علي السعاه و العمال . 2) مراقبة نظام المبني .
3) صيانة و إصلاح المبني . 4) الأشراف علي تشغيل المصاعد .
5) توفير أدوات نظافة المبني .
& قسم الطباعة و النسـخ :
1) القيام بالطباعة و الاحتفاظ بالأصول . 2) القيام بأعمال صيانة الحاسب الآلي .
3) كتابة ما يرد إليها ثم تسليمها للإدارات الواردة منها .
& قسم شـئون علاقات العمل :
و تقوم بالإشـراف علي :- { النشاط الـثـقــافـــي و الاجتمــاعــي و الريــاضـــي }
& قسم الشئون الماليـــة :
1) القيام بأعمال السلفه المستديمة . 2) الصرف علي المشتريات ، و الإصلاحات ، ومصايف النقل.
3) فتح و إمساك السجلات المخزنيه. 4) مراجعة استمارات بدل ســــفر العاملين .
[]ثالثاً : السكرتارية المتخصصــة { الفنية }:و تنقسم إلي :-
1- السكرتير القانوني :
* إبداء الرأي في اللوائح و القوانين . * فحص جميع الموضوعات القانونية الواردة .
* مراجعة جميع العقود التي تعقدها المنشأة .
* فحص القضايا المرفوعة من وضد الجهة التي يعمل بها .
* بحث الشكاوى التي تصل من الأفــراد .
[
2- السكرتير الصحفـي :
* متابعة الصحف و المحلات المحلية و الأجنبية .
*جمع الأخبار التي تحتوي علي نقد ضد أو لصالح رئيسه .
* أعداد ملخص للأخبار التي تهم رئيسه .
سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Clip_image015* تنظيم المؤتمرات الصحفية . * أعداد تقرير عن المؤتمرات الصحفية .

3- السكرتير الأخصائي :
[]* جمع البيانات الإحصائية من مصادرها الأصلية .
*الاستعانة بالمنظمات الخاصة بجمع المعلومات في الحصول علي بيانات إحصائية .
* عرض البيانات الإحصائية علي الرئيس في أشكال بيانية .
[]* حفظ البيانات بأسلوب علمي بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة .
4- سكرتير شئون المجالس الشعبية :
*مكانة : مكاتب الوزراء و رؤساء مجالس الإدارة و هو مسئول عن الاتصال السياسي و الشعبي .
]× أهم أعمالة :* استلام جداول جلسات المجالس و عرضها علي الرئيس .
* تلقي توجيهات الرئيس في إعداد المذكرات .
* استقبال أعضاء المجالس .
* استلام الشكاوى و التظلمات الواردة من المجالس .

[- سكرتير الطباعة و النسخ :
* كتابة البحوث و التقارير . *كتابة الخطابات المرسلة .
* حفظ هذه المكاتبات .
[]*مكانة : المستشفيات ( الخاصــة و العامــة ) ، العيادات الكبرى .
× أهم أعمالة :* إجراء الرتيبات اللازمة بالمستشفي لدخول المرض .
* تحصيل قيمة الكشف و إيداعه بالبنك . * الاحتفاظ بسجلات الأطباء ، المرضي .
* كتابة الرسائل و التقارير التي يعدها الطبيب . * معالجة البريد الوارد و الصادر .
[]* تزويد المستشفيات و العيادات بالمستلزمات الطبية .
6- السكرتير التعليمي :
[]*مكانة : الكليات الجامعية و المعاهد و المدارس .
× أهم أعمالة :
* عرض البريد الوارد علي الرئيس و أعضاء التدريس . * استقبال الأفراد و توجيههم .
* الأعمال الكتابية و إعداد التقارير و المذكرات . * إعداد الخطابات الصادرة و تسجيلها.
* حف الأوراق و المستندات و ترتيبها لسهولة الوصول إليها .
[7- السكرتارية الفندقية :
[]* تنظيم المقابلات و الاتصال بالنزلاء و شركات السياحة و الجهات الحكومية .
[]* استقبال النزلاء و القيام بالحجز و التسكين. * الرد علي استفسارات العملاء .
* محاسبة العملاء عن مدة الإقامة.
* المعاونة في المتابعات الداخلية و الخارجية للفندق .
×الاتصال في مجال السكرتارية :
* تعريف الاتصال :هو تبادل و نقل معلومات من شخص إلي أخر باستخدام وسيلة اتصال . .
×أهمية الاتصال:
& أولاً : أهمية الاتصال بالنسبة للعاملين :
1- توفير المعلومات و البيانات . 2- معرفة ما يحدث بالمنشأة .
3- توصيل أفكار و أوامر القادة للعاملين .
& ثانيــاً : أهمية الاتصال بالنسبة للقائــــد :
1- تزويده بالمعلومات الصحيحة . 2- تعريفة بحقيقة ما يجري بالمنشأة .
3- تمكينه من التأثير علي العاملين . 4- التنسيق بين القادة .
& ثالـثــاً : أهمية الاتصـال بالنسبة للجمهـور :
1- تعريف الجمهور بالجهد المبذول في الشركة . 2- معرفة أي الجمهور في الإنتاج و الخدمات .
×وظائف الاتصال: 1- استقبال و نقل الرسائل و الاحتفاظ بالمعلومات .
2- استخدام المعلومات في اتخاذ القرارات . 3- التأثير في الأشخاص .
4- أداه من أدوات الثقافة و التعليم و التعلم .
×أهمية الاتصال في عمل المكتب :
بالاتصال تستمر حياة المنشأة للحصول علي المعلومات في الوقت المناسب و بالدقة المطلوبة.
[]×أهـداف الاتصالات الــحـديثــة :
* أولاً: علي المستوي الداخلي : 1- إنجاز الأعمال . 2- تقوية العلاقة بين العاملين .
[- وجو تفاهم بين العاملين و الإدارة .
* ثانياً: علي المستوي الخارجي : 1- دعاية و إعلان .
2- الاتصال بالعملاء و المردين . 3- المساهمة في اتخاذ القرارات .


[]عناصر الاتصال { أربعــة }

[) مــــرســــــل
يبـدأ الاتصــال
2) الـــرســـالــــة
مــضمــون الأمــــر
[) قناة الاتصال
( طريقة الاتصال )
شفوية / مرئية / حديث / اجتماع
[) المستقبل
الذي يصل إليه الأمر




[I]×أنـواع الاتصالات ( رسمية و غير رسمية :
* أولاً: الاتصالات الرسمية : 1- اتصالات هابطة: من أعلي لأسفل ( عليا – وسطي – دنيا ) . 2- اتصالات صاعدة: من أسفل لأعلي ( معلومات لعمل المشاكل ) .
[- اتصالات أفقية : بين الأقسام و الإدارات في المستوي الواحد .
[]* ثانياً: الاتصالات غير رسمية : " مثل " احتفالات قومية و دينية

[I]أساليب الاتصال

[]× مباشرة
اجتماعات / لجان / مقابلات / محاضرات
× غير مباشرة
المراسلات / التليفون / البرقيات / الإنترنت

[]وسائل الاتصال

× مكتوبة
الرسائل / التقارير / المذكرات / البرقيات
القرارات / النشرات
[]× شفهية
تليفون / مقابلات / اجتماعات
محاضرات / ندوات




[]×أهمية الرسائل في أنجاز الأعمال { مزاياها }:
1- وسيلة أثبات . 2- مرجع للمستقبل . 3- تعزز المكالمة التليفونية.
4- أرخص أنواع الإعلان. 5- مستند للقيد في المحاسبة. 6- توفير الوقت و الجهد.
[1/Temp/msohtml1/01/clip_image053.gif[/IMG]×الشروط الموضوعية للرسالة : { الإيجاز – البساطة – قوة التعبير – الموضوعية }
[G]× صفات الرسالة الجيدة : { الاختصار – الوضوح – السهولة – الذوق و اللياقة }
[]× أنواع المراســــلات : { خــاصـــة – حـكــومــيــة – تـجــاريــة }
[]× الرسائل الخاصــة : هي المتبادلة بين الأهل و الأقارب و الأصحاب في المناسبات المختلفة
[]× الرسائل الحكومية : تستعمل بين الإدارات الحكومية أو بين الأفراد و الإدارة الحكومية .
[]× الرسائل التجارية : يتبادلها التجار بعضهم ببعض و هي خاصة بالعمليات التجارية .
[]×تنقسم الرسائل التجارية إلي: 1- رسائل تجارية عادية . 2-مذكرات. 3-بطاقة البريد .
[]& ملحوظة :
ترسل المذكرة و البطاقة البريدية في حالة إرسال بيانات غير رسمية و اختصاراً للوقت و التكاليف .
× التقارير:هي عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين و استخلاص النتائج ثم وضع الاقتراحات و التوصيات
[]× المذكرة:تقرير صغير الحجم يتضمن مشكلة بأسلوب متسلسل من موظف أقل إلي الرئيس .
[
× داخــــلــــيــــة
عادية / مستعجلة / تهنئة / خالصة الرد
× خـارجـــيــــة
عادية / مستعجلة / خالصة الرد / لاسلكية مع السفر




× رسائل التعزيز : هي رسالة عادية ترسل بعد البرقية أو المكالمة التليفونية .
[]× الغرض منها : 1- زيادة إيضاح البرقية . 2- التأكد من عدم وقوع أي خطأ .
3- أثبـات نـص البرقيـة .
[G]× القرارات : هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصده شخص له صلاحيات و سلطات و يتضمن البسملة و جهته و رقمه و تاريخ القرار و الحيثيات النظامية التي أستند إليها القرار في جزء مستقل .
[]× النشرات الدورية : قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعاملين
بها مثل نشرة بعلاوات أو ترقيات .


[I ]
* شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية :
1- الدفع عند الطلب : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
2- الدفع عند الاستلام : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها .
3- الدفع فواً : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة خلال ثلاثة أيام من تاريخ الاستلام .
4- الدفع نقداً : يقوم المشتري بالسداد خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام .
[- الدفع بالأجل : يقوم المشتري بالسداد بعد مدة معينة متفق عليها { تاريخ الاستحقاق } .
* شروط التسليم المتبعة في التجارة الداخلية :
[- تسليم محل البائع : يظهر بالفاتورة م . لف و حزم و المشال و الإكراميات و
مصاريف نقل بالعربات و م . نقل السكة الحديدية .
[- تسليم محل البائع : و يظهر بالفاتورة م. لف و حزم و أجرة السكة الحديد .
[- تسليم محطة المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
[- تسليم محل المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
* لاحـــــــظ : في جميع الحالات تظهر م . لـــف و حــــزم فـــقــــط .
[I]× الخصــم : هو نسبة مئوية يمنحها البائع للمشتري بمثابة تخفيض من قيمة البضاعة .

[]× أنواع الخصــم :
[]أ) خصم نقدي { خصم تحميل الدفع } :
[]* يمنح للمشترى إذا تم السداد قبل الموعد المتفق عليه لا تظهر بالفاتورة .
ب ) خصم تجاري :
[]* يخصم من ثمن البضاعة المثبت بالفاتورة و يظهر مطروحا من القيمة الكلية للبضاعة .
[]× التسعيرة : هي جدول أو نشرة تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع
الضرورية و هي أسعار ملزمة للتجار حرصاً علي مصلحة الشعب .
[IMG]file://× قائمة الأسعار { كتالوج } :
[]هي قوائم أو نشرات يصدها كبار التجار و المنجين فتضمن أصناف البضائع التي يبيعونها أو ينتجونها و السعر المحدد لكل منها ( كتالوج ) بغرض الدعاية لبضائعهم .

[
1) رسائل تجارية عادية: تتداول بين التجار بغرض الاستفسار أو تسعير أو طلب بضاعة و كذلك شكوى أو اعتزا عن شيء
2) المذكرة .
3) بطاقة البريد .




× مستندات الشراء و البيع :
1- رسالة استفسار : يرسلها المشترى للبائع يستفسر عن أسعار السلع التي يرغب في شرائها و
كذلك شروط الدفع و التسليم .
2- رسالة تسعير : يرسلها البائع إلي المشتري رداً علي رسالة الاستفسار بخبرة بالكميات و الأصناف
و الأسعار للبضاعة التي يرغب في شرائها و كذلك شروط الدفع و التسليم .
3- رسالة طلب بضاعة : يرسلها المشتري للبائع ردا علي رسالة التسعير يطلب فيها إرسال البضاعة
التي يحتاجها بالأسعار و الشروط الواردة برسالة التسعير .
4- الفاتورة : هي مستند يرسله البائع إلي المشتري يبين فيها بالتفصيل أصناف البضاعة المباعة و كمياتها و أسعارها و ثمنها الكلي و كذلك المصاريف التي صرفها البائع علي البضاعة نيابة عن المشتري .
نلاحظ : 1- عبارة { ماعدا السهو و الخطـأ } مطبوعة بالفاتورة تعطي الحق للبائع بتصحيح الخطأ الذي
يظهر في الفاتورة نتيجة السهو .
2- يلصق بالفاتورة دمغة نوعية ثابتة إذا سددت الفاتورة كلها أو جزء منها ( نقدا أو بشيك ).
5- إشعار التسوية ( مدين ، دائن ) : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري بمبلغ أقل أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
6- كشف الحساب :
أ) أشعارات التسوية : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري " بمبلغ أقل " أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
أ) الإشعار الدائن ( خصم ) : يرسله البائع إلي المشتري تصحيح الخطأ أو سهو في الفاتورة الأصلية تسبب عنه مطالبته " بمبلغ أكبر " مما يجب علي المشتري الوفاء بــه.
مصراوى22
مصراوى22
Admin

عدد المساهمات : 3409
نقاط : 8841
السٌّمعَة : 2
تاريخ التسجيل : 04/06/2011
العمر : 51

https://learnegy25.forumegypt.net

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

سكرتاريه عربي الاول مصراوى22 Empty رد: سكرتاريه عربي الاول مصراوى22

مُساهمة من طرف مصراوى22 الثلاثاء يونيو 14, 2011 6:37 am

أولاً / أسئلة كلامية : " هام جداً جداً جداً

1] هناك مجموعة من القواعد و المبادئ التي تحكم سلوك السكرتير :
](أ) مع نفسه . (ب) مع رئيسة . (جـ)مع زملاؤه . (د) مع الزائرين.
ç وضح هذه القواعد و المبادئ لكل منهما :
جـ أ ) مع نفسه :1. كتم السر . 2. تنمية ذاته وقدراته .
3. البعد عن السلوك الغير مستحب . 4. يحافظ علي آلات و معدات المكتب.
جـ ب ) مع رئيسة : 1. احترام الرئيس . 2. حسن الاستماع للرئيس .
3. تنفيذ الأعمال المطلوبة منه بالشكل المناسب .
جـ ج ) مع زملائة :1. حسن معاملة الزملائة. 2. التعاون مع الزملاء .
3. تجنب السلبية و الإهمال . 4. عدم التكبر .
جـ د ) مع الزائرين :1. استقبال الجميع بالترحيب . 2. اللياقة و الأدب في الحديث .
[3. مقابلة و توجية الزائرين . 4. التأكد من جدوي الزائرين و أهميتها.
[IG]2] أذكر أهم اختصاصات كلاً من :-
(أ) قسم الاستعلامات . (ب) قسم المحفوظات . (جـ)قسم شئون المبني .
جـ أ ) قسم الاستعلامات :1. استقبال المترددين علي المنشأة و تسجيل بياناتهم .
2. توجية و أرشاد المترددين علي المنشاة .
3. استلام المراسلات و الإرشادات التليفونية و البرقيات الوارده.
جـ ب ) قسم المحفوظات :1. استلام البريد الوارد. 2. فرز و توزيع البريد الوارد .
3. قيد البريد الصادر في السجل . 4. تسجيل دخول وخروج الملفات.
جـ ج ) قسم شئون المبني :1. توزيع العمل علي العمال . 2. مراقبة نظام المبني .
3. صيانة و إصلاح مرافق المبني . 4. توفي الأدوات اللازمة لنظافة المبني.
[I/] عرف كلاً من :-(أ) القرار . (ب) النشرات الدورية . (جـ)البرقية . (د) الرسالة الداخلية.
جـ أ] القرار: هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصدرها شخص له صلاحية وسلطات و يتضمن المشكلة ورقم تاريخ القرار و الأسباب التي أستند عليها القرار .
جـ ب] النشرات الدورية " أو { الكتابات الدورية }: هي قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعمل بـــهــــا .
جـ ج] البرقية: هي رسالة نختصره ترسل مستعجلة توفيراً للوقت.
[]جـ د] الرسالة الداخلية: هي التي يتم تبادلها بين الإدارات أو الأقسام الإدارية داخل المنشأة الواحدة.
4] ما هي أهم شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية ؟
ج1) الدوافع عند الطلب: يدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
ج2) الدوافع عند الاستلام: يدفع ثمن البضاعة عند إستلامها.
ج3) الدفع فوراً: يدفع ثمن البضاعة خلال 3 أيام من تاريخ الاستلام .
ج4) الدفع نقداً: يدفع ثمن البضاعة خلال أيام من تاريخ الاستلام .
[]ج5) الدفع بالأجل: يدفع ثمن البضاعة بعد مده معينة متفق عليها .
5] ما هي أنواع الاتصالات " تكلمي عنها بالتفصيل " ؟
(أ) اتصالات رسمية (( صاعده - هابطة - أفقيـــة )).
[](ب) إتصالات غير رسمية تتم بعيداً عن الرسميات مثل الحفلات بأنواعها .
6] عرفي كلاً من التسعيرة و قائمة الأسعار ؟
×التسعيرة : هي نشره تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع الضرورية.
[]×قائمة الأسعار : هي نشرات يصدرها كبار و المنتجين مضمنة أصناف البضاعة و السعر المحدد لها.
7] ما هي الوقاعد الأساسية لكتابة الرسائل ؟
1. الإشارة للرسالة السابقة. 2. الرد علي الاستفسارات بالترتيب .
3. الانتهاء من فقرة لتبدأ فقرة جديدة . 4. البعد في الكتابة عن صيغة الأمر .
[. توفير الذوق و اللياقة .
8] ما يجب مراعاته لكتابة مذكرة جيدة ؟
1. دراسة موضوع المذكرة دراسة وافية. 2. استخدام العدد المناسب من الكلمات في كتابة المذكرة .
3. استخدام الشائع من الكلمات و اللغة المناسبة . 4. خلو المذكرة من أخطاء النحو و أخطاء الهجاء .
[. نهايتها تتضمن توجيهاً للمطلوب باتخاذه .
9] ما هي رسالة التفرير و ما هو الغرض منها ؟
×رسالة التقرير : هي رسالة عادية ترسل بعد إرسال البرقية أو المكالمة التليفونية .
×الغــرض منـــهــــا : 1) زيادة إيضاح معني البرقية أو المكالمة التليفونية .
2) التأكد من عدم وقوع أي خطأ في إرسال البرقية. 3) إثبات نص البرقية بها.
? س2 ) ضع علامة ( ü ) أو ( û ) .
1-
الإشراف علي النشاط الاجتماعي بالمنشأة من أعمال قسم الشئون المالية
( û )
2-
الاتصالات الرسمية تتم خارج نطاق العمل
( û )
3-
التقارير من الاتصالات الشفهية
( û )
4-
تنظيم دخول المترددين علي المنشأة و التحقق من شخصياتهم من اختصاص قسم المحفوظات
( û )
5-
الخصم التجاري هو تخفيض من الثمن الكلي للبضاعة و يظهر بالفاتورة
( ü )
6-
الخصم النقدي لا يظهر بالفاتورة
( ü )
7-
لا تثبت المصاريف التي صرفها البائع نيابة عن المشتري إذا كان شرط التسليم محل المشتري
( ü )
8-
من الصفات الشخصية للسكرتير مهارات التخطيط
( û )
9-
إذا ظهرت جميع المصروفات بالفاتورة يكون التسليم محل البائع
( ü)
10-
من السلوكيات الحميدة للسكرتير أداء العمل بإخلاص و دون رقيب
( ü)
11-
كل رسالة حكومية يجب أن تحمل رقماً معيناً
( ü)
12-
الاتصال الصاعد يكون من رئيس إلي مرؤس
( û )
13-
البرقيات الداخلية هي التي ترسل خارج مصر
( û )
14-
الاتصالات الأفقية هي اتصال الأقسام و الإدارة ذات مستوي واحد
( ü)
15-
الرسالة الحكومية التي تستعمل بين التجار
( û )
16-
الرسائل الحكومية تحمل رقماً معيناً
( ü)
× س3 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
المجموعة { أ }
المجموعة { ب }
1- الاتصالات الأفقية
2- التليفون
3- التقارير
4- الرسائل الخاصة
5- الرسائل التجارية
1- من وسائل الاتصالات الشفهية .
2- من أهم وسائل الاتصالات الكتابية .
3- يقصد بها الرسائل المتبادلة بين الأهل و الأقارب .
4- يقصد بها رسائل متبادلة بين التجار .
5- يقصد بها اتصال الأقسام و الإدارات ذات المستوي الواحد .
6- رسائل يشكو فيها المرسل إلي المرسل إلية بوجوب هيوب في البضاعة .
[]الإجــابـــة 1 5 ، 2 1 ، 3 2 ، 4 3 ، 5 4
× س4 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
المجموعة { أ }
المجموعة { ب }
1. الخصم التجاري
2. رسالة الاستفسار
3. رسالة التسعير
4. في حالة شروط التسليم محل البائع
5. قائمة الأسعار
1. يرسلها البائع إلي المشتري .
2. تقيد جميع المصاريف في الفاتورة .
3. يرسلها المشتري إلي البائع .
4. يظهر في الفاتورة .
5. لا يقيد أي مصروفات في الفاتورة .
6. نشرة فترية تصدرها المؤسسات التجارية و المصانع الكبيرة .
7. بيان تفصيلي بكميات البضاعة و سعرها و شروط بيعها .
[]الإجــابـــة 1 4 ، 2 3 ، 3 1 ، 4 2 ، 5 6
× س5 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
المجموعـة { أ }
المجموعـة { ب }
1. السكرتارية الخاصة
2. من أهم أعمال السكرتارية الفندقية
3. من أهم أعمال السكرتير التعليمي
4. من أهم أعمال سكرتير شئون المالي
5. قسم المحفوظات
1. تنظيم حفلات الاستقبال في المناسبات .
2. استقبال أعضاء المجلس و العمل علي قضاء مصالحهم .
3. عرض البريد الوارد علي مدير المدرسة .
4. من أقسام السكرتارية العامة .
5. من أنواع السكرتارية .
6. القيام بإعداد و حفظ بطاقاتا طلب الحجز .
[]الإجــابـــة 1 5 ، 2 6 ، 3 3 ، 4 2 ، 5 4
[]× س1 ) أختر الإجابة الصحيحة من بين الأقواس ؟
1– ( أسم المرسل– أسم المرسل إليه ) ممن البيانات التي يحصل عليها أجر في البرقية .
2- ( الاتصال الصاعد – الاتصال الهابط ) يقصد به الاتصال من رئيس إلي مرؤوس .
3 - ( البرقيات الداخلية – البرقيات الخارجية ) هي التي ترسل خارج مصر .
4 – ( مصاريف اللف و الحزم – مصاريف الشحن ) تظهر في جميع أنواع الفواتير .
5- ( رسالة الطلب – رسالة التسعير ) تكون رداً علي رسالة الاستفسار .
6– الخصم التجاري يحسب علي سعر البضاعة( قـبـل– بعد ) إضافة المصاريف .
7- ( الخصم النقدي – الخصم التجاري ) يظهر بالفاتورة .
8 – ( الأشعار المدين – الأشعار الدائن ) يرسل البائع للمشتري إذا كان خطأ الفاتورة أقل من الحقيقة.
9- ( قيدنا لحسابكم – قيدنا علي حسابكم ) تكون في الأشعار المدين .
10 – ( التسعيرة – قائمة الأسعار ) تصدرها الحكومة قبل فترة .
11- بحث الشكاوي و التظلمات و فحص القضايا من اختصاص
( سكرتير صحفي- سكرتير فني – سكرتير قانوني ).
12-القيام بأعمال السلفة المستديمة و تجديدها من اختصاص قسم(شئون علاقات العمل– الشئون المالية) .
13-قيد البريد الوارد في السجل الخاص به من اختصاص قسم ( شئون مالية– المحفوظات) .
× س2 ) أكمل العبارات الآتيـــــــة ؟
1 – أنواع السكرتارية هي .............. ، ......................... ، ........................... .
2- الخصم النقدي يظهر في .................. و لا تظهر في ....................... .
3- تبدأ العملية التجارية عادة برسالة .................. يرسلها المشتري إلي ........... .
4 – الأشعار ......... يتميز بعباره قيدنا علي حسابكم بينما الأشعار.......... يتميز بعبارة قيدنا لحسابكم .
5- عندما يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها يقال أن شرط الدفع ................ .
6 – إذا سدد المشتري ثمن البضاعة في خلال 3 أيام من تاريخ الاستلام فأن شرط الدفع ........... .
7- إذا سدد المشتري ثمن البضاعة في خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام فأن شرط الدفع .............. .
8- إذا ظهرت كل المصروفات في الفاتورة فأن شرط التسليم يكون ................. .
9- قسم ......... يقوم بأعمال الطباعة و الاحتفاظ بالأصول بينما قسم ......... يقوم بمراقبة صيانة المبني .
10- الاتصالات ........ هو الاتصال الذي يتجه الإدارة العليا إلي الإدارة الوسطي و الدنيا .
11- الاتصالات ........ هي الاتصالات بين الأقسام الإدارات ذات المستوي الواحد .
12- تنقسم أساليب الاتصال إلي نوعين هما اتصالات ........ و اتصالات .................
13- من أنواع المراسلات: ....................... و ....................... و ....................... .
14- .............. هو تقرير صغير الحجم يتضمن عرض لملكية معينة بأسلوب متسلسل .
15- رسالة .............. ترسل بعد إرسال البرقية أو المكالمة التليفونية .
ê الإجـــــابــــــــة ê
1 – عـــامـــــة - خـــاصـــة - متخصصــــة ( فنية ) . 2- الدفاتر - الفاتــورة .
3 - إستفســار - البائع . 4 – المدين - الدائن . 5 - الدفع عند الاستلام .
6 – فوراً . 7- نقداً . 8- محل البائـع .
9- الطباعة و النسخ - قسم شئون المبنـي . 10 – الاستفسار - التسعير .
11- الاتصالات الأفقية . 12 – اتصالات مباشرة - اتصالات غير مباشرة .
14- المذكرة . 15- رسالة التعزيز .
المــــواقــــف
1] محمد محمود مدير احدي الشركات كثرت أعمالة و يدير تنظيم مواعيده و مقابلاته مع العملاء ماذا يفعل في هذا المواقف ؟
{ الإجــابــــة } ç يعين سكرتير خـاص
2] الدكتور ياسين طبيب يمتلك احدي المستشفيات يريد تنظيم ملفات المرضي وكذلك ملفات العاملين بالمستشفي [ ماذا يفعل ] ؟
{ الإجــابــــة } ç يعين سكرتير طــبي
3] ماذا تفعل لو كان لديك مكاتبات قليلة الأهمية و تريد اختصار الوقت التكاليف ؟
{ الإجــابــــة } ç نــــرســـــــــــــل مــذكــــرة
4] مدير شركة يريد عرض حقائق معينة لموضوع معين عرضاً تحليلياً بسيطاً ماذا يفعل ؟
{ الإجــابــــة } ç يكتب تقرير
5] باع تاجــر بضاعة لعميل بالأجل ويريد تشجيعه علي السداد في أقرب وقت ممكن .. ماذا يفعل ؟
{ الإجــابــــة } ç يمنحة خصم تعجيل دفــع
6] تاجر يريد الاستعلام عن أسعار البضاعة و كذلك شروط الدفع و التسليم ماذا يفعل ؟
{ الإجــابــــة } ç يرسل رسالة استفسار
7] تاجر أرسل بضاعة لعميل بناء علي طلبه ويريد أن يعلمه بتفصيل البضاعة و كمياتها و ثمنها الكلي [ ماذا يفعل ] ؟
{ الإجــابــــة } ç يرسل فاتورة بيـــــــــــــع
8] حدث خطأ في فاتورة البيع المرسلة للمشتري جعلت قيمة البضاعة في الفاتورة أكبر من الحقية ماذا يفعل البائع في هذا الموقف ؟
{ الإجــابــــة } ç يرسل فاتورة بيـــــــــــــع
الجزء العمــلـــي " أصحي صحصح فوق"

ç أنقل المستندات الآتية بورقة إجابتك مع إستكمال البيانات الناقصة .
رســـالـــة ؟
[]س . ت : 310 عمرو عبد المجيد فاكس : 56461190
ص. ب : 420 20 ش البحر الأعظــم ت : 2649675
الجيزة في 20 / 1 / 2010 الجيزة الرجاء عند الرد ذكر رقم ..........
السيد / بشأن طلب بضاعة
مرفقات مبلغ مقدماً
بعد التحية نرجوا التكرم بإرسال البضاعة الآتية:-
20 تليفزيون توشيبا 1500 ج للوحدة
15 غسالة توشيبا 200 ج للوحدة
20 خلاط توشيبا 300 ج للوحدة
شروط الدفع نقداً و خصم تجاري 10 %
و مبلغ 2000 ج مدفوع مقدم مع الطلب
و تفضلوا بقبول فائق الاحترام ،،،
عمرو عبد المجيد
[]
س . ت : 530 شركة توشيبا العربي فاكس : 3562343
ص. ب : 240 15 ش شــــبـــرا ت : 35623430
القاهرة فاتورة مع رقم : 666
القاهــرة في : 1 / 2 / 2010 ؟
بيان المطلوب من السيد / عمرو عبد المجيد
20 ش البحر الأعظم
الجــيـزة
وذلك قيمة البضاعة المطلوبة بتاريخ 25 / 1 / 2010 و المرسلة بتاريخ 1 / 2 / 2010.
شروط الدفع نقداً و خصم تجاري 10 % شروط التسليم محل البائع
و مبلغ 20000 ج مقدماً من الطلب
مبلغ كلي
مبلغ جزئي
الكمية
البيان
السعر
59400

[

]20000
000 40
000 30
000 30
[l1/01/clip_image016.gif[/IMG]6000
66000
[I
200
400
[]


20
15
20
تليفزيون توشيبا
غسالة توشيبا
خلاط توشيبا


[]

خصم تجاري 10 % 66000 × ـــــــــــ

المصاريف
لف و حــزم
نقل البضاعة


مبلغ مدفوع مقدم
فقط أربعون ألف جنية لا غير
ماعدا السهو و الخطأ
1500
2000
300
ç بفرض أن البائع أرسل 2 خلاط توشيبا زيادة عن العدد المطلوب وقد قبلها المشتري .
[ المطلوب : تصوير الأشعار اللازم ؟
س . ت : 530 شركة توشيبا العربي
ص. ب : 240 15 ش شـــــبرا
القاهــر إشعار .............. ( 222 )
........... في 5 / 2 / 2010
السيد / عمرو عبد المجيد
20 ش البحر الأعظم
الجيزة
قيدنا ......................
مبلغ كلي
مبلغ جزئي
البيان
السعر



540
540
[]
ثمن 2 خلاط توشيبا تم إرسالها زيادة عن العدد المطلوب ضمن الفاتورة رقم 666 و المرسل بتاريخ
1 / 2 / 2010
[]2 × 300 = 600
600 × ــــــــــــــ = ـــــــــــــــ
مصراوى22
مصراوى22
Admin

عدد المساهمات : 3409
نقاط : 8841
السٌّمعَة : 2
تاريخ التسجيل : 04/06/2011
العمر : 51

https://learnegy25.forumegypt.net

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

الرجوع الى أعلى الصفحة


 
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى